حيل ذكية لتسريع العمل في PowerPoint وإنجاز العروض باحترافية
إعداد العروض التقديمية قد يكون مهمة تستغرق وقتًا طويلاً، لكن مع بعض الحيل الذكية يمكنك إنجاز عملك في PowerPoint بكفاءة أكبر. استخدام الاختصارات، القوالب الجاهزة، والأدوات المتقدمة يساعدك على توفير الوقت وتحسين جودة العرض النهائي. إليك أفضل الطرق لتسريع سير العمل في PowerPoint وجعل تجربة التصميم أكثر سلاسة.
سواء كنتَ مُعلّمًا تُخطّط لدرس، أو قائد أعمال يُقدّم تقريرًا ربع سنويًا، أو مُسوّقًا يُصمّم محتوىً جذابًا، فإنّ إعداد عرض تقديمي على PowerPoint قد يستهلك الكثير من وقتك الثمين. لحسن الحظ، هناك العديد من الطرق لتسريع هذه العملية.
1. استخدم الشريحة الرئيسية لإجراء تغييرات بالجملة
تتيح لك الشريحة الرئيسية في PowerPoint التحكم في التصميم العام للعرض التقديمي الخاص بك عن طريق تغيير الخطوط والصور والألوان والخلفيات وأنماط التعداد النقطي وأي شيء آخر يظهر على جميع الشرائح أو شرائح معينة من نفس النمط. ونظرًا لأنّ إجراء تغييرات على الشريحة الرئيسية يؤثر على شرائح مُتعدّدة، فهي طريقة فعّالة ليس فقط لتوفير الوقت، بل أيضًا لضمان الاتساق.
لعرض الشريحة الرئيسية وتعديلها، انقر على “الشريحة الرئيسية” في علامة تبويب “العرض” على الشريط.
نصيحة
مع أنه يمكنك إجراء تغييرات على الشريحة الرئيسية بعد إضافة محتوى إلى عرضك التقديمي، إلا أنه من المعتاد تعديل الشريحة الرئيسية قبل إضافة المحتوى. هذا يعني أنه يمكنك التحقق من رضاك عن التصميم أثناء العمل على الشرائح، بدلاً من الاضطرار إلى إجراء تغييرات شاملة لاحقًا.
الشريحة الموجودة أعلى لوحة الصور المصغرة هي الشريحة الرئيسية، مما يعني أن أي تغييرات تُجريها عليها ستظهر في جميع شرائح عرضك التقديمي. في هذا المثال، بمجرد تحديد الشريحة الرئيسية وتغيير خط العنوان إلى الأحمر مع تمييز أصفر، اعتمدت الشرائح الأخرى هذا التنسيق.
من ناحية أخرى، إذا كنت ترغب في تغيير تخطيط أنواع معينة من الشرائح، مثل تلك التي تحتوي على مربعي محتوى متجاورين، فانتقل إلى التخطيط المناسب في لوحة الصور المصغرة وأجرِ التغييرات المطلوبة.
عند الانتهاء من إجراء التغييرات في الشريحة الرئيسية، انقر على “إغلاق عرض الشريحة الرئيسية” في علامة تبويب “الشريحة الرئيسية” (أو انقر على “عادي” في علامة تبويب “عرض”).
نصيحة
ليست الشرائح الرئيسية في باوربوينت الطريقة الوحيدة لإجراء تغييرات شاملة على تخطيط العرض التقديمي. على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في إجراء تغييرات جوهرية على المظهر العام لشرائحك، فانتقل إلى علامة تبويب “التصميم”.
2. إضافة أوامر إلى شريط أدوات الوصول السريع
كما يوحي اسمه، يُعد شريط أدوات الوصول السريع (QAT) – المتوفر أيضًا في إصدارات سطح المكتب من برامج مايكروسوفت الأخرى مثل وورد وإكسل – مكانًا يمكنك من خلاله إضافة أزرار إلى الأوامر التي تستخدمها بكثرة، مما يوفر عليك عناء البحث في علامات تبويب وقوائم باوربوينت العديدة.
على سبيل المثال، يحتوي شريط أدوات الوصول السريع الخاص بي على أيقونات تتيح لي إدراج مربع نص، وتنسيق النص إلى نقاط، ومحاذاة العناصر في وسط الشريحة، وتنفيذ أوامر باوربوينت أخرى شائعة الاستخدام.
يوجد شريط أدوات الوصول السريع افتراضيًا في أعلى نافذة باوربوينت، ويحتوي على أيقونات شائعة الاستخدام مثل الحفظ والحفظ التلقائي. إذا لم تتمكن من رؤيته، فيجب عليك تنشيطه بالنقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على الشريط، والنقر فوق “إظهار شريط أدوات الوصول السريع”.
أنت الآن جاهز لإضافة أوامر إلى شريط أدوات الوصول السريع، وهناك ثلاث طرق للقيام بذلك. الطريقة الأولى (والأسرع) هي النقر بزر الماوس الأيمن على أمر ضمن إحدى علامات التبويب، ثم اختيار “إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع”. في هذا المثال، أريد إضافة زر التعليقات إلى شريط أدوات الوصول السريع.
تذكر أنه لا يمكن إضافة جميع الأزرار بشكل فردي. على سبيل المثال، إذا نقرت بزر الماوس الأيمن على الزر الذي يُدرج شكل مثلث في شريحة، فلن يظهر لك سوى خيار إضافة معرض الأشكال إلى QAT.
الطريقة الثانية لإضافة أزرار إلى شريط أدوات الوصول السريع هي الاختيار من الخيارات المقترحة في القائمة المنسدلة “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع” على يمين شريط أدوات الوصول السريع. الإجراءات المحددة مُضافة بالفعل إلى شريط أدوات الوصول السريع.
أخيرًا، إذا لم تتمكن من العثور على أمر باستخدام أي من الطريقتين، فانقر فوق سهم القائمة المنسدلة “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع” مرة أخرى، ولكن هذه المرة، حدد “مزيد من الأوامر”.
بعد ذلك، من القائمة المنسدلة اليسرى لمربع حوار خيارات PowerPoint، انقر على “جميع الأوامر”، وعندما تجد الإجراء الذي تريد إضافته إلى QAT، انقر على “إضافة“. بعد تحديد أمر من القائمة اليمنى واستخدام الأسهم لإعادة ترتيب الأيقونات على QAT، انقر على “موافق”.
نصيحة
لإزالة أيقونة من شريط أدوات الوصول السريع، انقر بزر الماوس الأيمن عليها، ثم اختر “إزالة من شريط أدوات الوصول السريع”.
3. تجميع العناصر المتصلة للحفاظ على النسب
أحد أزرار شريط أدوات الوصول السريع هو أيقونة “تجميع العناصر”، لأنها توفر لي الكثير من الوقت عند إنشاء عرض تقديمي في PowerPoint.
لنفترض أن لديك مخططًا للجلوس في إحدى شرائحك، ولكنك تريد تغيير مواقع وأحجام جميع الطاولات والكراسي في الوقت نفسه، مع الحفاظ على نسبها النسبية ثابتة. بدلًا من تعديلها بشكل فردي، يمكنك إما الضغط على مفتاح Ctrl أثناء تحديدها واحدة تلو الأخرى، أو الأفضل من ذلك، استخدام مؤشر التحديد لتحديدها جميعًا معًا.
الآن، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، انقر فوق “ترتيب”، ثم انقر فوق “تجميع”.
لقد أخبرتَ PowerPoint الآن أنه على الرغم من أن هذه الأشكال عناصر منفصلة، إلا أنها مرتبطة ببعضها البعض. هذا يعني أنه عند تحديد عنصر واحد، سيتم تحديدها جميعًا معًا، ما يتيح لك نقلها أو تغيير حجمها أو تنسيقها بشكل متسق، أو حتى تحريكها معًا إذا رغبت في ذلك.
في هذا المثال، بعد تحديد العناصر المجمعة، قمتُ بتغيير حجمها في آنٍ واحد، وتغيير الخط إلى Times New Roman، ونقلها لأسفل في الشريحة لإضافة عنوان لها.
نصيحة
بعد تحديد مجموعة، يمكنك النقر على أحد العناصر داخل المجموعة مرة أخرى لإجراء تغييرات فردية. لفك تجميع العناصر المجمعة، انقر على “ترتيب” > “فك التجميع” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط.
4. استخدام قوالب PowerPoint
قوالب PowerPoint هي تخطيطات عروض تقديمية مصممة مسبقًا تحتوي على خطوط وألوان وأنواع مختلفة من تخطيطات الشرائح جاهزة للاستخدام. كما تحتوي على محتوى مؤقت لإعطائك فكرة عن نوع التفاصيل التي قد يحتوي عليها كل تخطيط.
بالإضافة إلى توفير الوقت الذي كان سيستغرقه تصميم شرائحك من البداية، تتميز قوالب PowerPoint بمظهر احترافي وتضمن تناسقًا طوال العرض التقديمي.
للاستفادة القصوى من قوالب PowerPoint، اختر قالبًا قبل البدء بإضافة المحتوى. عند فتح البرنامج، انقر على “جديد” في القائمة اليسرى بصفحة الترحيب، وابدأ بتصفح الخيارات أسفل الشاشة. إذا لم يعجبك أي من هذه الخيارات، فاستخدم مربع البحث للعثور على المزيد من القوالب والموضوعات.
عندما تختار التصميم الذي يعجبك، انقر عليه نقرًا مزدوجًا، وسيفتح PowerPoint القالب كعرض تقديمي جديد قابل للتعديل. تذكر حفظ الملف قبل البدء في إجراء التغييرات.
5. استفد إلى أقصى حد من أداة مصمم الذكاء الاصطناعي
تستخدم أداة مصمم PowerPoint الذكاء الاصطناعي لاقتراح تخطيطات شرائح عالية الجودة بناءً على محتواك، مما يوفر عليك عناء التفكير في كيفية جعل عرضك التقديمي أكثر احترافية وجاذبية. عند إضافة نص أو صور إلى شرائحك، يُنتج المصمم تلقائيًا وبشكل بديهي تخطيطات لتختار منها.
في هذا المثال، كتبتُ “ازرع طعامك بنفسك” في شريحة عنوان فارغة. ثم، عندما نقرتُ على “مصمم” في علامة تبويب “التصميم”، ظهرت لي عدة خيارات ممتازة للاختيار من بينها في الجزء الأيمن.
ملاحَظة
لا تعمل لوحة “المصمم” إلا عند عدم تحديد أيٍّ من عناصر الشريحة، لذا تأكد من النقر على جزء غير مشغول من الشريحة أولاً.
بعد ذلك، عندما كتبتُ العنوان الفرعي “كن بستانيًا مستدامًا”، أُعيد تحميل الخيارات في لوحة “المصمم” لتشمل المحتوى الإضافي
لستَ بحاجة للبدء بلوحة فارغة. على سبيل المثال، حتى إذا كنت تستخدم قالب PowerPoint (انظر القسم أعلاه)، فإن Designer لا يزال جاهزًا لاقتراح تخطيطات مُولّدة بواسطة الذكاء الاصطناعي بناءً على ما تحتويه شرائحك بالفعل.
ملاحظة
تحتوي التصميمات التي تحتوي على أيقونة رسوم متحركة أو فيديو في الزاوية السفلية اليسرى من الاقتراحات في لوحة Designer على صور متحركة. على الرغم من أن هذه التصميمات تبدو رائعة، إلا أنها تزيد حجم ملف PowerPoint بشكل كبير، مما قد يؤدي إلى مشاكل في الأداء. إذا اخترت استخدام هذه التصميمات المتحركة، فافعل ذلك باعتدال، مثل شريحة العنوان فقط.
هناك طريقة أخرى لتحسين كفاءة سير عملك وهي تحسين ملف PowerPoint نفسه. على سبيل المثال، سيساعدك تقليل حجم الملف، وإزالة وحدات الماكرو والوظائف الإضافية، وتعطيل الحفظ التلقائي على ضمان عدم خيبة أملك في عرضك التقديمي عند تقديمه لجمهورك.
تسريع العمل في PowerPoint لا يعني التنازل عن الجودة، بل استخدام الأدوات المتاحة بذكاء لتحقيق نتائج احترافية بأقل جهد. من خلال الاعتماد على القوالب، الاختصارات، والميزات الذكية، يمكنك إنشاء عروض تقديمية متقنة في وقت أقل. جرب هذه الحيل وراقب الفرق في سرعة وكفاءة عملك.