أشياء يجب تجنب تخزينها على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل لحماية بياناتك

يعد الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل أداة أساسية للكثيرين، لكنه قد يكون أيضًا نقطة ضعف إذا لم يتم التعامل معه بحذر. تخزين بعض أنواع الملفات أو البيانات على جهاز العمل يمكن أن يعرض معلوماتك الحساسة للخطر أو يؤثر على أداء الجهاز. في هذا المقال، نستعرض ثمانية أشياء يجب تجنب الاحتفاظ بها على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل، مع توضيح كيفية حماية بياناتك وتحسين أداء الجهاز.

يجب أن يكون الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل مخصصًا للاستخدام المهني، وليس للتخزين الشخصي. إن الاحتفاظ ببياناتك الحساسة والتطبيقات غير المصرح بها عليه يمكن أن يعرض الأمان للخطر، ويهدد خصوصيتك، بل ويعرض وظيفتك للخطر. إليك بعض الأشياء التي يجب ألا تحتفظ بها أبدًا على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل.

الصور ومقاطع الفيديو الخاصة

الصور ومقاطع الفيديو الشخصية خاصة للغاية، لذا يجب ألا تخزنها أبدًا على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل. يمكن لزملائك في العمل الاطلاع على لحظاتك الشخصية إذا تركت جهازك دون مراقبة، وقد يتمكن مسؤولو تكنولوجيا المعلومات من الوصول لمراقبة ملفاتك، أو قد تكشفها عن طريق الخطأ أثناء التعاون في مشروع فريق.

بدلاً من ذلك، يجب عليك تخزين (وإخفاء) صورك على هاتفك أو محرك أقراص خارجي. إذا لم يكن ذلك ممكنًا وتحتاج إلى بديل آمن، ففكر في استخدام خدمة تخزين سحابي شخصي مثل OneDrive. لحماية خصوصيتك، يجب عليك دائمًا تشفير ملفاتك حتى إذا تمكن شخص ما من الوصول إليها، فلن يتمكن من عرضها.

المحتوى غير القانوني أو المقرصن

قد يؤدي وجود برامج أو أفلام أو موسيقى مقرصنة أو محتوى آخر محمي بحقوق الطبع والنشر على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل إلى عواقب وخيمة عليك وعلى شركتك. وإذا تم اكتشاف ذلك، فقد تواجه إجراءات تأديبية أو حتى إنهاء الخدمة بسبب انتهاك سياسات الشركة. ورغم أن هذا نادر، فقد تواجه شركتك أيضًا مشكلات قانونية.

كما يحمل المحتوى المقرصن مخاطر أعلى للإصابة بالبرامج الضارة، والتي قد تصيب الكمبيوتر الخاص بك دون علمك. وقد يؤدي هذا إلى تعريض بيانات الشركة الحساسة للخطر وإحداث مشكلات لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات للخطر. لتجنب هذه المخاطر، يجب أن تكون حريصًا على ما تقوم بتنزيله، خاصةً إذا كان الكمبيوتر المحمول الخاص بك صادرًا عن شركتك.

العمل المستقل أو المشاريع الشخصية

إذا تبين أن لديك بيانات غير متعلقة بالعمل، مثل المشاريع الشخصية أو العمل المستقل، وتمكن مسؤول تكنولوجيا المعلومات لديك من الوصول إليها، فقد يفترض أنك تعمل على هذه المشاريع خلال ساعات العمل في الشركة. كما أن تخزين العقود أو معلومات العملاء السرية أو الاتفاقيات المالية قد يؤدي أيضًا إلى تضارب في المصالح، مما قد يعرض وظيفتك للخطر.

بالإضافة إلى ذلك، فإن مزج البيانات الشخصية وبيانات العمل يمكن أن يؤدي إلى مشاكل إدارية ويزيد من خطر الكشف عن المستندات السرية عن غير قصد للطرف الخطأ – صاحب العمل أو العميل. لتجنب هذه المخاطر، يجب عليك إعداد ملف تعريف مستخدم منفصل أو بيئة افتراضية على الكمبيوتر المحمول الخاص بك أو استخدام جهاز مختلف للمهام الشخصية ومهام العمل.

السجلات الطبية السرية

سجلاتك الطبية، بما في ذلك الأمراض السابقة والوصفات الطبية ونتائج الاختبارات، حساسة للغاية ويجب أن تظل خاصة. إذا تمكن زميل أو مسؤول تكنولوجيا المعلومات أو أي شخص في مكان عملك من الوصول إليها، فقد يتسبب ذلك في حدوث مشكلات – فقد يمارسون التمييز ضدك، أو يؤثرون على أقساط التأمين، أو حتى يسيئون استخدام المعلومات.

إذا كانت حالتك قد تؤثر على كفاءة العمل، مثل مشاكل الصحة العقلية، ولكنك لا تزال تلبي التوقعات، فإن معرفة صاحب العمل بذلك قد يعرض وظيفتك للخطر أثناء تقليص حجم العمل في المستقبل. لمنع هذه المشكلات المحتملة، يجب عليك دائمًا تخزين سجلاتك الطبية على جهاز شخصي آمن.

التطبيقات والبرامج غير المصرح بها

قد يؤدي تثبيت التطبيقات أو البرامج غير المصرح بها، حتى لو تم الحصول عليها بشكل قانوني، إلى حدوث مشكلات. إذا لم تسمح شركتك بذلك، فإن القيام بذلك من شأنه أن ينتهك سياسات الشركة وقد يعرض وظيفتك للخطر. قد يفتقر البرنامج أيضًا إلى الأمان، مما قد يعرض بيانات الشركة السرية للخطر. كما يمكن أن يجعل نظامك غير مستقر.

لهذه الأسباب، يجب عليك دائمًا استخدام البرامج والتطبيقات المعتمدة من قبل قسم تكنولوجيا المعلومات لديك. إذا كنت بحاجة إلى أداة معينة لعملك، فاطلب الإذن قبل تثبيتها على نظامك. إذا كنت تريد اختبار تطبيق، فجربها على جهاز الكمبيوتر الشخصي الخاص بك أولاً قبل طلب الموافقة على التثبيت.

رسائل البريد الإلكتروني والرسائل الشخصية

كما هو الحال مع المشاريع الشخصية أو المستقلة، فإن تخزين رسائل البريد الإلكتروني أو الاتصالات الشخصية على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل قد يعرضك لمخاطر الخصوصية. لا يمكن أن يؤدي هذا إلى انتهاك سياسات الشركة وتعريض مصداقيتك للخطر فحسب، بل إن تلقي تحديثات شخصية أو غير متعلقة بالعمل على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل قد يكون أيضًا مشتتًا للانتباه ويؤثر سلبًا على إنتاجيتك.

لتجنب هذه المشكلات، يجب عليك استخدام الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل فقط للاتصالات المتعلقة بالعمل. إذا كنت بحاجة إلى التحقق من الرسائل الشخصية من حين لآخر أثناء ساعات العمل، فاستخدم وضع التصفح الخاص ولا تحفظ بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بك. تذكر أيضًا دائمًا تسجيل الخروج من حساباتك الشخصية بعد الاستخدام.

الخطوط أو الأصول غير المرخصة

قد لا يبدو مجرد تخزين الخطوط أو الصور أو الأصول الرقمية الأخرى غير المرخصة على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل أمرًا كبيرًا. ومع ذلك، فإن استخدام هذه الأصول في العمل الرسمي للشركة، مثل الإعلانات أو الحملات التسويقية، قد يعرض شركتك لمطالبات انتهاك حقوق النشر والغرامات ويضر بسمعتها.

لمنع ذلك، تأكد من ترخيص أي خطوط أو صور أو أصول تقوم بتنزيلها بشكل صحيح لتجنب استخدام الخطوط أو الصور أو الأصول غير المرخصة عن طريق الخطأ. إذا كنت بحاجة إلى صورة مرخصة لمشروع ما، فيجب عليك التحقق مما إذا كانت شركتك تمتلك مكتبة مرخصة أو تشترك في خدمات مثل Adobe Fonts أو Shutterstock أو Google Fonts. بخلاف ذلك، استفد من الذكاء الاصطناعي (حسب سياسة شركتك) أو الموارد المجانية.

التفاصيل المالية الشخصية

تستخدم بعض الشركات خدمات النسخ الاحتياطي التلقائي على السحابة لتخزين الملفات المتعلقة بالعمل. إذا تم حفظ سجلاتك المالية، مثل كشوف الحسابات المصرفية وتفاصيل بطاقات الائتمان والمستندات الضريبية وخطط الاستثمار، على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل، فقد يتم تحميلها على خادم الشركة، مما قد يعرض معلوماتك المالية للآخرين.

إذا تعرض الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل للخطر بسبب خرق أو اختراق للبيانات على مستوى الشركة، فقد تقع تفاصيلك المالية في أيدي خاطئة، مما يؤدي إلى خسارة مالية محتملة. لهذا السبب، يجب تجنب تخزين معلوماتك المالية على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل واستخدام أوضاع التصفح الخاصة دائمًا عند زيارة المواقع المالية.

المستندات السياسية أو الدينية

بغض النظر عن معتقداتك السياسية أو الدينية، يجب عليك الحفاظ عليها خاصة. لا تخزنها أبدًا على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل، حتى لو اتخذت شركتك موقفًا محايدًا بشأن هذا الموضوع. إذا كشفت عنها، فقد يفترض الآخرون معتقداتك، مما قد يؤثر على سلوكهم أو موقفهم تجاهك.

إذا كان تخزين مثل هذه البيانات على جهازك يتعارض مع سياسات الشركة، واكتشف رئيسك أو مسؤول تكنولوجيا المعلومات ذلك، فقد يشير ذلك إلى أنك تستخدم جهازك لأمور شخصية خارج العمل، مما قد يضر بمصداقيتك. لهذا السبب، تجنب تنزيل أو نقل أي بيانات قد تكشف عن معتقداتك للزملاء أو مسؤولي تكنولوجيا المعلومات أو رئيسك.

بحلول هذا الوقت، يجب أن تكون على دراية بالمخاطر المرتبطة بحفظ أنواع البيانات المذكورة أعلاه على الكمبيوتر المحمول الخاص بالعمل. إذا لم تحتفظ بنسخة احتياطية من البيانات المهمة مثل السجلات الطبية والتفاصيل المالية، ومسحت شركتك بياناتك عن طريق الخطأ، أو احتاج جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى إعادة تعيين لحل المشكلات، فقد تفقد الوصول إليه. لذا، ابتعد عنه!