طرق بسيطة لتعزيز التركيز وزيادة الإنتاجية باستخدام التكنولوجيا
التشتت الرقمي من أكثر التحديات التي تؤثر على الإنتاجية، حيث تستهلك الإشعارات والتنقل بين التطبيقات الكثير من الوقت دون إدراك ذلك. استخدام الأدوات والتقنيات الصحيحة يساعد في تقليل هذه العوائق وتحسين التركيز، مما ينعكس إيجابيًا على إنجاز المهام بسرعة وكفاءة. إعداد بيئة عمل رقمية منظمة، وتوظيف ميزات الهواتف وأجهزة الكمبيوتر بشكل صحيح، يمكن أن يصنع فارقًا كبيرًا في كيفية إدارة الوقت وتحقيق الأهداف اليومية.
مع كثرة المشتتات، قد يكون الحفاظ على التركيز أمرًا صعبًا، لكن العادات السليمة تُحدث فرقًا كبيرًا. كنت أضيع الكثير من الوقت بسبب المقاطعات المستمرة، لكن باتباع ممارسات أفضل، أصبحت أكثر تركيزًا وإنتاجية. إليك كيفية تحقيق ذلك.
1. تعدد المهام باستخدام شاشة منقسمة أو شاشة ثانية
مع أن وضع تقسيم الشاشة قد يبدو مصدر تشتيت محتمل، إلا أنه غيّر مجرى حياتي. عند كتابة مقال، أقسم الشاشة إلى قسمين – أحدهما لبرنامج معالجة النصوص والآخر للبحث. كما أستخدمه لمقارنة المستندات، أو إنشاء جداول البيانات، أو العمل على مصادر معلومات متعددة.
يُغني هذا الإعداد عن الحاجة للتبديل بين التطبيقات، مما يوفر لي الوقت في البحث المستمر عن النوافذ. كما أستخدم جهاز كمبيوتر محمولًا قديمًا كشاشة إضافية، مما يُحسّن تركيزي بشكل أكبر من خلال السماح لي بفتح نوافذ متعددة على شاشات منفصلة. ستُفوّت فرصة تعزيز إنتاجيتك إذا لم تكن تستخدم شاشة منقسمة أو شاشة ثانية.
2. تفعيل وضع التركيز أو عدم الإزعاج
إن الرغبة في التحقق من هاتفي أو أجهزتي الأخرى كلما ظهر إشعار قد تُشتت انتباهي، وغالبًا ما تدفعني إلى تصفحه بلا نهاية. ومع ذلك، لا أستطيع إبقاء هاتفي صامتًا لأنني لا أريد تفويت مكالمات مهمة من أحبائي. أستخدم الآن وضعي التركيز وعدم الإزعاج في هاتفي للتعامل مع هذه المشتتات.
يتيح لي هذان الوضعان حظر إشعارات التطبيقات أو المكالمات غير العاجلة. كما يُمكنني تعيين استثناءات لجهات الاتصال أو التطبيقات المهمة. وهكذا، أتلقى الإشعارات المهمة فقط دون أي انقطاعات غير ضرورية.
3. لا تفتح الكثير من علامات تبويب وتطبيقات المتصفح
كنت أحتفظ بالعشرات من علامات التبويب مفتوحة في متصفحي وأترك تطبيقات سطح المكتب قيد التشغيل، حتى عندما لم أكن بحاجة إليها. هذا لم يُشتت انتباهي فحسب، بل دفعني للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة، وتحديثات Asana، وغيرها، بل أبطأ جهاز الكمبيوتر أيضًا. أدى هذا إلى انخفاض الكفاءة وزيادة الإرهاق الذهني، فأدركت أنني بحاجة إلى تغيير.
الآن، أبقي علامات التبويب الضرورية للمهمة مفتوحة فقط، وبمجرد الانتهاء من علامة تبويب، أغلقها قبل الانتقال إلى التالية. كما أُنشئ مجموعات علامات تبويب في متصفحي وأُقللها بمجرد الانتهاء من استخدامها. وبالمثل، تعلمت الحد من عدد تطبيقات سطح المكتب التي تعمل في وقت واحد.
4. خطط لقائمة المهام الخاصة بك قبل يوم واحد من موعدها
لم أكن معتادًا على إنشاء قائمة مهام، مما يعني أنه لم يكن لدي جدول أعمال واضح لهذا اليوم. لهذا السبب، كنت دائمًا غير متأكد من أين أبدأ وكيف أرتب أولويات المهام. كنت أقضي ساعات ثمينة في أعمال أقل أهمية، وأفشل في إنجاز مهامي الرئيسية. كان غياب التخطيط عائقًا كبيرًا أمام إنتاجيتي.
أُعِدّ عادةً إعداد قائمة مهام في الليلة السابقة. هذا يُعطيني مخططًا واضحًا لليوم القادم، ويساعدني على تجنب إرهاق اتخاذ القرارات. كما أنني أتعامل مع المهام الأكثر صعوبة في الصباح عندما أكون في أوج طاقتي. أترك بعض الوقت في جدولي للمهام غير المتوقعة. إن وجود هدف واضح يُحافظ على زخمي، ويجعلني أكثر إنتاجية.
5. تعزيز الإنتاجية باستخدام تقنية البومودورو
كنت أقضي ساعات طويلة أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بي دون أخذ فترات راحة، مما جعلني أشعر بالإرهاق في كثير من الأحيان. كانت المهام تستغرق وقتًا أطول من اللازم نظرًا لصعوبة الحفاظ على التركيز لفترات طويلة. عندها عرّفني أحد الأصدقاء على تقنية بومودورو، وهي طريقة لإدارة الوقت تشجع على أخذ فترات راحة قصيرة بعد كل جلسة عمل مدتها ٢٥ دقيقة.
يساعد أخذ فترات راحة منتظمة على تقليل التعب الذهني وتحسين التركيز، مما يعزز الإنتاجية في نهاية المطاف. لتجربة هذه التقنية، اضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة واعمل على مهمة حتى يرن. ثم خذ استراحة لمدة خمس دقائق. بعد إكمال أربع فترات راحة، كافئ نفسك باستراحة أطول من 15 إلى 30 دقيقة.
6. جدولة رسائل البريد الإلكتروني خلال وقت فراغك
يعد فحص رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها باستمرار عند وصولها مصدر إلهاء كبير يعطل سير العمل ويقلل الكفاءة. لإدارة هذا بشكل أفضل، أخصص أوقاتًا محددة لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني، عادةً خلال ساعات فراغي. يتيح لي هذا قراءة الرسائل وكتابتها وجدولة الردود على دفعات بدلاً من ترك رسائل البريد الإلكتروني تُقاطع عملي طوال اليوم.
توفر معظم برامج البريد الإلكتروني ميزات جدولة مدمجة، مما يُسهّل تخطيط الرسائل. حدد الأوقات الأقل انشغالًا لديك وجدولة رسائلك الإلكترونية وفقًا لذلك. هذا النهج يُعزز الإنتاجية ويضمن وصول رسائلك إلى المستلمين في الأوقات المثلى، خاصةً عند العمل عبر مناطق زمنية مختلفة.
أستخدم هذه الأساليب لتقليل التشتيت أثناء العمل من المنزل، ويمكنك فعل الشيء نفسه للحفاظ على تركيزك. سيساعدك تطبيق هذه الاستراتيجيات على إنجاز المزيد في وقت أقل. جرّبها وشاهد كيف تُحسّن كفاءتك. فكّر أيضًا في حظر مواقع التواصل الاجتماعي وغيرها من المواقع المُشتتة للانتباه، لأنها قد تُشتت انتباهك بسهولة عن عملك.
استخدام التكنولوجيا بشكل صحيح يساعد في تحويلها من مصدر تشتت إلى أداة فعالة لزيادة التركيز وتحسين الإنتاجية. ضبط الإعدادات المناسبة، والاعتماد على تطبيقات التنظيم، وتحديد أوقات مخصصة للعمل بدون مقاطعات، كلها عوامل تساعد في تحقيق أقصى استفادة من الوقت وزيادة الإنجاز اليومي.