كيفية تنسيق القيم القديمة في Excel لتحسين البيانات وجعلها أكثر دقة
عند العمل مع البيانات في Excel، قد تحتاج إلى إعادة تنسيق القيم القديمة التي تحتوي على أخطاء أو تحتاج إلى تحديث. سواء كنت تتعامل مع تواريخ، أرقام أو نصوص، فإن تنسيق القيم القديمة بشكل صحيح يمكن أن يعزز دقة البيانات ويسهم في تسهيل التحليل. يساعد تنسيق القيم في Excel في الحفاظ على التناسق ويسهل العمل مع جداول البيانات الكبيرة. في هذه المقالة، سنتعرف على كيفية تنسيق القيم القديمة بشكل فعال، وأهمية هذه العملية في تحسين تجربة العمل مع البيانات.
نصائح سريعة
- يعد تنسيق القيمة القديمة مفيدًا إذا كنت تستخدم وضع الحساب اليدوي بشكل متكرر في Excel. فهو يسمح لك بملاحظة الخلايا التي قد تتأثر بالتغييرات عبر الجدول بسهولة أكبر.
- بالنسبة لمستخدمي Microsoft 365، يحتوي Excel على خيار تنسيق القيمة القديمة المدمج، والذي يشطب أي بيانات قد تتأثر بالتغييرات.
- يمكنك تنفيذ تنسيق القيمة القديمة في Excel يدويًا، لكنه لن يكون الحل الأمثل أبدًا.
إذا بدأت للتو في استخدام Microsoft Excel، فقد تعتاد على قيام البرنامج تلقائيًا بتطبيق أي تغييرات وإعادة حساب نتائج الخلايا لجميع الصيغ داخل ورقة البيانات. ومع ذلك، بمجرد أن تصبح مجموعة البيانات أكبر، يمكن أن تستغرق الحسابات التلقائية قدرًا كبيرًا من الوقت وموارد وحدة المعالجة المركزية لإكمالها. يمكن أن يؤدي هذا إلى تعطل البرنامج أو حتى تجميده حتى يعيد حساب جميع الخلايا. بالإضافة إلى ذلك، عند إضافة خلية جديدة أو تعديل أي شيء، تبدأ العملية مرة أخرى. تتيح لك الحسابات اليدوية تحديد نطاق من الخلايا لإعادة حسابها فقط عندما تريد ذلك.
في الحالات العادية، يمثل هذا معضلة إلى حد ما. إذا تركت النطاق على “يدوي” لفترة طويلة جدًا دون فرض إعادة حساب، فقد تحصل على قيم تم حسابها منذ فترة دون علمك بذلك. يهدف تنسيق القيمة القديمة في Excel إلى تصحيح ذلك.
ما هو تنسيق القيمة القديمة؟
ببساطة، يعرض تنسيق القيمة القديمة الخلايا التي ربما تأثرت بالتغييرات الأخيرة في مكان آخر في مجموعة البيانات.
فكر في مثال أساسي. لديك مجموعة بيانات مبيعات لعدد قليل من البائعين وجميع مبيعاتهم طوال الشهر. تستخدم إجمالي المبيعات لحساب عمولة كل بائع. لتجنب إعادة حساب الإجماليات باستمرار، يمكنك تشغيل حساب العمولة في نهاية كل فترة دفع. ومع ذلك، مع العمولة المستندة إلى إجمالي المبيعات، فإن القيم التي يتم تغييرها في أي مكان (مثل استرداد الأموال الذي يغير كمية بعض العناصر) ستنتقل إلى تلك القيمة.
بدون تنسيق القيمة القديمة، لن يكون لديك طريقة لاكتشاف ما إذا كانت القيم المحسوبة مسبقًا لا تزال صحيحة. الطريقة الوحيدة للتأكد من تحديث مجموعة البيانات الخاصة بك هي فرض إعادة حساب أخرى.
تنسيق القيم القديمة لـ Microsoft 365
عادةً، لا يوفر Excel أي خيارات لتنسيق القيم القديمة في Excel. ومع ذلك، في عام 2023، بدأت Microsoft في طرح ميزة تجريبية لمستخدمي Microsoft Insider الذين استخدموا Beta Channel على Windows. في نوفمبر 2024، بدأت الميزة في الظهور لجميع المستخدمين الذين يعملون في Excel لـ Microsoft 365.
أساسيات تنسيق القيم القديمة الجديدة في Excel بسيطة: يتم اكتشاف القيم القديمة على الفور وإظهارها وشطبها. بعد ذلك، يمكنك تحديد خلية بقيمة قديمة وفرض إعادة حساب بالضغط على “F9”.
بعد ذلك، سيتم تحديث مجموعة البيانات بالكامل وإزالة جميع القيم المشطوبة، على الأقل حتى تبدأ في إجراء المزيد من التغييرات التي تنشئ المزيد من القيم القديمة.
بدأت ميزة تنسيق القيم القديمة مع Excel 365 لنظام Windows، الإصدار 2409 (الإصدار 18025.20126 أو أحدث). ومع ذلك، قد لا يصبح متاحًا لجميع المستخدمين على الفور.
بالإضافة إلى ذلك، لا يزال الخيار مقتصرًا على هذا الإصدار الفردي من Excel، ولا توجد طريقة لتغيير التنسيق الذي سيستخدمه Excel للقيم القديمة. يعد الشطب هو الخيار الوحيد الذي تحصل عليه، على الأقل في الوقت الحالي.
تنسيق القيم القديمة يدويًا في Excel
إذا كنت تستخدم إصدارًا آخر من Windows، أو تريد تنسيقًا مختلفًا عن الشطب، فيمكنك تنفيذ نظام طابع زمني أساسي لتتبع الخلايا التي تم تغييرها مؤخرًا.
الخطوة 1: أضف عمود طابع زمني بجوار القيم التي يتم إعادة حسابها أو تغييرها بشكل متكرر. يجب أن يكون العمود بتنسيق التاريخ. لنفترض أن قيمنا موجودة في العمود B. سنستخدم عمود مساعد C للطوابع الزمنية.
الخطوة 2: كلما أدخلت أو حررت قيمة في مكان ما في العمود B، انتقل إلى نفس الصف في العمود C واضغط على “Ctrl + Shift + ;” ثم “Ctrl + ;” وهذا يضيف طابعًا زمنيًا مع وقت وتاريخ التحرير.
الخطوة 3: تنفيذ التنسيق الشرطي لعمود الطابع الزمني (التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة).
الخطوة 4: على سبيل المثال، يمكنك تمييز جميع الخلايا التي تحتوي على قيمة أقدم من سبعة أيام باستخدام =TODAY() – $B1 > 7. يجب أن يؤدي تطبيق الصيغة في التنسيق الشرطي إلى تغيير مرجع الخلية لحساب الصفوف بشكل مناسب.+9
بعد ذلك، يمكنك عادةً رؤية الخلايا التي تم تغييرها منذ فترة وقد تحتوي على قيم قديمة.
يمكنك أيضًا اللعب بمتطلبات الطابع الزمني المختلفة (مثل أن تكون القيم القديمة هي الأحدث وليس الأقدم).
تنسيق القيم القديمة في Excel ليس مجرد خطوة تجميلية، بل هو عملية أساسية لتحسين دقة البيانات وتنظيمها. باستخدام الأدوات الصحيحة، مثل التنسيقات المخصصة والوظائف المتقدمة، يمكنك تصحيح البيانات القديمة وتحسين فعالية عملك بشكل عام. من خلال اتباع هذه الخطوات، ستتمكن من إدارة بياناتك بشكل أكثر كفاءة، مما يجعل عملية التحليل أسهل وأكثر دقة.