استعراض السير الذاتية: كيف الفرز التلقائي رهان الموارد البشرية المشتركة
التحول الرقمي عبارة عن شعار شائع كبير يبدو معقدًا ، لكنه ليس ضروريًا. يتعلق الأمر ببساطة بتحديث ممارسات عملك للاستفادة من الاستثمار الذي قمت به في مجال التكنولوجيا الجديدة. أسمع أيضًا من زملائي متخصصي تكنولوجيا المعلوماتية أنهم غير متأكدين من كيفية المضي في مساعدة عملائهم في هذا المجال. هناك الكثير من الحديث ولكن بالكاد يعرف أي شخص معنى ذلك بالممارسة. ولتحقيق هذه الغاية ، دعونا ننظر في تحويل المهمة المشتركة المتمثلة في مراجعة السير الذاتية من المرشحين المحتملين للعمل – وهو عمل روتيني يجب على كل إدارة للموارد البشرية معالجته كل يوم تقريبًا.
ماذا علينا أن نفعل؟
يتعين علينا جمع السير الذاتية من إعلاناتنا على الإنترنت ، وتصفيتها ، ثم حفظها في مكان ما تستطيع لجنة التوظيف إلقاء نظرة عليها ومناقشتها وتحديد من يريدون إجراء المقابلات معهم وتحديد موعدها.
ما هي العملية القديمة لمراجعة السير الذاتية؟
تتمثل الطريقة القديمة لمراجعة السير الذاتية في وضع إعلان عبر الإنترنت وتنزيل السير الذاتية وإرسالها بالبريد الإلكتروني إلى الجميع. ثم تُعقد المناقشات عبر البريد الإلكتروني أو في اجتماع شخصي بعد أن يذهب عدد هائل من الرسائل الإلكترونية مرارًا وتكرارًا للحديث عن السير الذاتية ومحاولة جدولة الاجتماعات.
يتعين على شخص ما أن يراقب المحادثة لمعرفة المرشحين الذين وافق عليهم الجميع. ثم يتعين عليهم معرفة متى يمكن أن يكون الجميع متاحًا للمقابلات. تستغرق هذه العملية الكثير من دورات الدماغ لجميع المعنيين ، لا سيما للشخص الذي يشرف على العملية ، وجدولة الاجتماعات ، ووقت اللجنة في اجتماع واحد أو أكثر. كل هذا يحدث حتى قبل المقابلة الفعلية!
طريقة التحول الرقمي
هدفنا هو القضاء على أي اجتماعات شخصية وتوفير مكان على الإنترنت حيث يمكن أن تتم جميع الأنشطة. عندما يستأنف الشخص الذي يقوم بالتجميع تنزيلها في OneDrive ، سيتم نشرها تلقائيًا في فرق حيث يمكن للأشخاص الذين يراجعونها رؤيتها. بعد ذلك سنقوم بتقييم سيرهم الذاتية حول ما إذا كان يجب أن يتأهل الشخص للمقابلة أم لا. أخيرًا ، سنحدد هذه المقابلات. نريد أن نفعل ذلك باستخدام تقنية لا تسد البريد الوارد للجميع وتقلل من عدد دورات المخ المستخدمة بحيث لا تصبح عملية مستهلكة للجميع.
بالنسبة لهذا التحول ، سنستخدم OneDrive for Business و Power Automate (المعروف سابقًا باسم Flow) والنماذج والفرق المقترنة مع اثنين من الوظائف الإضافية. هذه كلها جزء من Microsoft 365 Business. تحتوي العديد من حزم ترخيص Microsoft 365 أيضًا على الترخيص المطلوب ، لكن كقاعدة ، سنفترض الحد الأدنى من Microsoft 365 Business. سيستغرق الإعداد حوالي ساعة ، لكن سيوفر لنا مجموعة من الساعات لعدة أشخاص.
الخطوة 1: هذه هي الخطوة الوحيدة التي تشبه عملية أعمالنا الأصلية. قم بإعداد إعلانات الوظائف عبر الإنترنت. تأكد من أنها توفر القدرة على تنزيل السير الذاتية المستلمة.
الخطوة 2: الآن سنقوم بإنشاء مساحة يتم فيها تنفيذ هذا المشروع بالكامل. استخدم فرق Microsoft لإنشاء قناة في فريق حالي يمكن للجميع الوصول إليه بالفعل أو استخدام قناة حالية. في حالتنا ، سنستخدم قناة الموارد البشرية الحالية لدينا.
توجد هذه القناة داخل فريق الإدارة لدينا وتضم بالفعل جميع الأعضاء المناسبين. لذلك ، بدلاً من إنشاء قناة جديدة لهذا المشروع ، سنستخدم قناة موجودة.
إذا لم يكن لديك قناة قائمة بالفعل ، فما عليك سوى الضغط على … في الركن الأيمن العلوي من الفريق وحدد إضافة قناة.
الخطوة 3: بعد ذلك ، دعنا نتم عملية تحميل السير الذاتية في مجلد ملفات الموارد البشرية. لقد قمت بإنشاء مجلد يسمى السير الذاتية في قسم الملفات في قناة الموارد البشرية. بعد ذلك ، في OneDrive for Business ، قمت بإنشاء مجلد يسمى Upload to Resumes.
الآن وبعد أن تم إنشاء هذين المكانين ، أريد أتمة عملية وضع الملفات في فرق. لهذه المهمة ، سأستخدم Power Automate. من OneDrive for Business ، ستقوم بإنشاء “تدفق” يقوم تلقائيًا بتحميل السير الذاتية التي قمت بتنزيلها إلى قسم الملفات في القناة التي أنشأتها في الخطوة 2.
قم بتسجيل الدخول إلى OneDrive for Business وحدد إنشاء تدفق من عنصر قائمة التدفق. اختر القالب المسمى نسخ الملفات بين OneDrive for Business و SharePoint. على الرغم من أننا نستخدم فرق ، يتم تخزين بيانات الفرق في فرق ، لذلك هذا هو ما نريد.
تمثل هذه القوالب روبوتات صغيرة تؤدي مهام لك. إذا كان هذا هو روبوتك الأول ، فتهانينا على أول روبوت في جيش روبوت جديد. الآن سنقوم بملء الاستمارة لنخبر هذا الروبوت بالضبط ما نريده أن نفعله من أجلنا. استخدم المجلد الموجود على يمين العنصر لتحديد المجلد الذي قمت بإنشائه والقائمة المنسدلة لتحديد موقع الفرق.
تقرأ القالب من أعلى إلى أسفل. لذا ، فإن ما يخبره هذا القالب الروبوت بالقيام بما يلي: شاهد اسم مجلد OneDrive for Business ، تحميل استئناف لأي شيء جديد ، عندما يظهر ملف جديد في هذا المجلد ، ثم قم بتحميله في عنوان SharePoint (عنوان URL للفريق) إلى مجلد يسمى يستأنف. بمجرد الضغط على زر “إنشاء تدفق” ، يكون روبوتك في الوظيفة.
الخطوة 4 و 4.5: مع ظهور هذه السير الذاتية وتنزيلها في OneDrive for Business ، سيرى أعضاء الفريق منهم قادمون إلى مجلد Resumes. تتمثل مهمة هذه الفرق الآن في مراجعة تلك السير الذاتية وتحديد من يريدون إجراء المقابلات معهم. لهذا ، سنستخدم تطبيقًا آخر في مجموعة Microsoft 365 ومجموعة برامج أخرى. سنستخدم النماذج لترتيب السير الذاتية وبولي لمعرفة متى انتهى الجميع من مهمة التصنيف.
الخطوة الأولى هي إضافة نماذج Microsoft إلى قناة الموارد البشرية. للقيام بذلك ، انقر على علامة + أعلى القناة وحدد نماذج من التطبيقات المتاحة. (لاحظ أننا سنفعل الشيء نفسه بالنسبة لـ Polly في بضع دقائق. لقد وضعت علامة لكما مع نقطة حمراء.)
امنح النموذج الجديد اسمًا مثل تصنيف المرشحين واضغط على حفظ.
الآن البدء في بناء الاستطلاع الخاص بك. تحتاج إلى إعطاء النموذج اسماً. يعد حقل الوصف الموجود أسفل العنوان مكانًا جيدًا لوضع أي تعليمات. ثم البدء في سرد أسئلتك. إذا كنت تريد التأكد من أن الجميع يجيب عليها جميعًا ، فتأكد من تحريك الخيار المطلوب. الاستمرار في ضرب إضافة جديد لإضافة المزيد من الناس لهم لترتيب. يمكنك إضافة المزيد لاحقًا مع استئناف السير الذاتية أيضًا.
عندما تنتهي ، سيكون لديك نموذج يشبه النموذج أدناه. لاحظ اللون الأحمر * بجانب كل سؤال يشير إلى أنه مطلوب. أيضا ، لاحظ أن ملء | مرشح التصنيف هو المكان الذي سيذهب فيه أعضاء الفريق لملء النموذج. ستريد التأكد من ذهابهم إلى هناك لتصنيف المرشحين.
عند إلقاء نظرة على علامة التبويب الاستجابات في النموذج ، ستتمكن من رؤية نتائج الاستطلاع.
في النهاية ، نريد أن نعرف متى انتهى الجميع من ترتيب المرشحين. لذلك ، سنستخدم روبوتًا آخر. هذا واحد يسمى بولي. يستغرق استطلاعات الرأي. ربما يجعل اسمها واضحًا القطب الإلكتروني. ذكرت وأظهرت أعلاه كيفية إضافة بولي. اصعد إلى علامة + وحدد هذه المرة بولي من العناصر المتاحة.
يمكنك الاتصال ببوت بولي الخاص بك في أي وقت عن طريق كتابةpolly في محادثة. لهذا واحد على الرغم من مجرد الذهاب إلى علامة تبويب بولي الجديدة وحدد إنشاء.
تمامًا مثل النموذج الذي قمت بإنشائه أعلاه ، ستملأ نموذج Polly بكتابة سؤال وإجابات متاحة. لدينا في هذا الاستطلاع سؤال واحد ، “هل انتهيت بعد؟”
لاحظ أنه في النموذج لدي خيار تحديد جدول زمني لبدء الاستطلاع ونهايته. حرك ذلك إذا كنت تريد استخدامه. يعد خيارًا لطيفًا لمشروع مثل هذا أن يكون قادرًا على الجدولة أثناء قيامك بإعداد المشروع بدلاً من الاضطرار إلى تذكر العودة لاحقًا والقيام بذلك. يمكنك تركها مفتوحة العضوية أو تحديد تاريخ انتهاء.
في الإعدادات ، لدينا بعض الخيارات التي يجب مراعاتها – أي هل تريد أن يتمكن الأعضاء الآخرون من رؤية إجابات بعضهم البعض؟ في حالة هذا المشروع ، سأعرض النتيجة في الوقت الفعلي وجعلها غير مجهولة لتسهيل قدر من الضغط على النظراء. يمكنك معاينة الاستطلاع الخاص بك لمعرفة كيف سيبدو ثم نشره. سيرى الجميع الاستطلاع في المحادثات عند فتحه.
الخطوة 5: لقد حان الوقت أخيرًا لجدولة هذه المقابلات! يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق والمرشح حاضرين ، وستعرفون ما يعنيه الحصول على عدة أشخاص مشغولين للاتفاق على وقت الاجتماع. في الماضي كانت هناك 100 رسالة بريد إلكتروني من “ماذا عن هذا الوقت” ، “لدي اجتماع آخر” ، “ماذا عن هذا” ، “لا يعمل من أجلي ،” “ربما الثلاثاء” … وما بعده.
لحل هذه المشكلة ، سنستخدم FindTime الوظيفة الإضافية Outlook. يبحث FindTime في تقويم الجميع ، ويوضح مدى توفره ، ويتيح لك تحديد عدة مرات التي تناسب الجميع.
تحديد مستلمي طلب الاجتماع من الأوقات من القائمة. وفي الوقت نفسه ، يتم عرض الأوقات على أنها محفوظة في تقويم الجميع حتى يتم الانتهاء من وقت واحد. عندما يحدث ذلك ، يتم إلغاء المساحة المحجوزة من التقويم ويتم جدولة الاجتماع تلقائيًا. انها سحرية!
هذه عينة من الطريقة التي يمكنك بها تحويل عملية المراجعة الجماعية للسير الذاتية ، وتحديد المرشحين لإجراء المقابلات وجدولة تلك المقابلات من دليل واحد مليء برسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات وجدولة الإحباط إلى عملية أعمال تلقائية أكثر سلاسة. يمكنك جعل هذه العملية أكثر بساطة أو أكثر اعتمادًا على حاجة العمل.
يستغرق إعداد هذه العملية ساعة أو نحو ذلك ، ولكن هذا يستهلك وقتًا طويلاً لكل المشاركين من الطريقة القديمة لمراجعة السير الذاتية. تحولات الأعمال البسيطة مثل هذا يمكن أن توفر وقت الموظفين ، والوقت يعادل المال ، والمال هو ما اشتروه مع Microsoft 365 في المقام الأول. هذه طريقة بسيطة لجعل هذا الاستثمار يبدأ في كسب أموال عملك. إذا كنت مستشارًا ، فيمكنك تقديم الكثير من القيمة لعملائك من خلال تنفيذ حلول مثل هذا الحل الذي يحل المشاكل الحقيقية وعدم الكفاءة. هل تتساءل كيف يمكنك أن تجعل استثمارك في السحابة يدفع عن نفسه؟ هذه هي واحدة من الطرق.