أفضل الطرق لجدولة رسائل البريد الإلكتروني على Outlook لتحقيق أقصى فعالية

جدولة رسائل البريد الإلكتروني على Outlook ليست مجرد ميزة بل هي أداة استراتيجية تعزز من إنتاجيتك. عندما تقوم بإرسال الرسائل في الوقت المناسب، تضمن أن تصل إلى جمهورك المستهدف عندما يكونون الأكثر استعدادًا للتفاعل. من خلال تنظيم رسائلك، يمكنك تقليل ضغط الوقت وتعزيز فرص التفاعل الإيجابي مع مستلمي البريد. سواء كنت تعمل في بيئة مكتبية أو تدير مشروعك الخاص، ستجد أن جدولة الرسائل تعطيك ميزة تنافسية حقيقية.

في الوقت الحاضر، نادرًا ما أضغط على زر الإرسال بعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. لقد أدركت أن تأخير رسائل البريد الإلكتروني أو جدولتها يساعدني على تجنب الأخطاء المحتملة المترتبة على إرسالها بمجرد الانتهاء من كتابتها، وقد جعل برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows هذه العملية بسيطة.

إذا كنت أرغب في جدولة رسالة بريد إلكتروني في Outlook الكلاسيكي، كان عليّ فتح نافذة إضافية واتباع عملية طويلة. ومع ذلك، تبنى برنامج Outlook الجديد نهج Gmail في إضافة قائمة منسدلة مبسطة إلى زر الإرسال. من هذه النقطة، يمكنني اختيار تاريخ ووقت محددين لإرسال بريدي الإلكتروني.

كان هذا ترقية أساسية في Outlook، نظرًا للفوائد العديدة المترتبة على تأخير تسليم رسائل البريد الإلكتروني إلى علب الوارد الخاصة بالمستلمين.

1. رسائل البريد الإلكتروني المجدولة تعني ردودًا مجدولة

لقد وجدت أن جدولة رسائل البريد الإلكتروني الصادرة في وقت معين كل يوم ساعدني في إدارة عبء العمل الخاص بي بشكل أكثر فعالية.

فكر في البديل المتمثل في إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل متقطع. في هذا السيناريو، أعلم أنني من المرجح أن أتلقى ردودًا طوال يوم العمل. وهذا يعني أنني مشتت باستمرار بسبب الإشعارات، ولا يمكنني جمع أي زخم إنتاجي.

من ناحية أخرى، إذا قمت بجدولة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في الساعة 2 مساءً، على سبيل المثال، يمكنني تخصيص الساعة 3 مساءً إلى 4 مساءً كنافذة للتعامل مع أي ردود.

2. قد تكون أوقات معينة أكثر فعالية في مكان العمل

سيعتمد الوقت الأكثر فعالية لإرسال رسائل البريد الإلكتروني الداخلية على عوامل مختلفة، بما في ذلك كيفية عمل شركتك من يوم لآخر. لقد لاحظت بمرور الوقت أن صندوق الوارد الخاص بي يكون أكثر ازدحامًا في نقاط معينة من اليوم، ومن المرجح أن يرى الآخرون في مكان عملي أنماطًا مماثلة.

لذا، أحاول الاستفادة من هذا لصالحى. على سبيل المثال، إذا قمت بجدولة بريد إلكتروني لإرساله في الساعة 5 مساءً يوم الجمعة، فمن المرجح أن يتم دفنه تحت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الأخرى عندما يفتح زميلي صندوق الوارد الخاص به صباح يوم الاثنين. وجدت بعض الدراسات أن رسائل البريد الإلكتروني المجدولة لصباح يوم الخميس لديها أفضل معدل فتح، حيث قد يفكر الأشخاص في إفراغ صناديق الوارد الخاصة بهم قبل نهاية الأسبوع. هناك أيضًا حجة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني في منتصف النهار، حيث غالبًا ما يتحقق الأشخاص من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم عند عودتهم من استراحة الغداء.

باختصار، فإن جدولة رسائل البريد الإلكتروني تجعلني أفكر في تحسين تأثيرها. إذا قمت بالنقر فوق “إرسال” دون التفكير في التوقيت، فقد تفقد رسالتي فعاليتها، وقد أضطر إلى الانتظار لفترة أطول حتى يتم الاعتراف بمحتواها.

3. أحترم زملائي

غالبًا ما أتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في المساء، لأن ساعات عملي المعتادة تكون أحيانًا مزدحمة بمهام أكثر أهمية. ومع ذلك، لا يعمل الجميع بنفس الطريقة، ولا يمكنني أن أتوقع من زملائي رؤية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في وقت فراغهم. لهذا السبب أقوم بجدولة رسائل البريد الإلكتروني التي أقوم بصياغتها في وقت متأخر من الليل لإرسالها في منتصف صباح اليوم التالي.

وعلاوة على ذلك، إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني التي أرسلها تحتوي على أخبار سيئة أو كلمات صارمة، فأنا لا أريد أن تكون أمسية وليل زميلي ملوثة بأمور متعلقة بالعمل. في الواقع، هناك ما يكفي من الضغوط المتعلقة بالعمل دون أن تضيف رسالة بريد إلكتروني غير مناسبة إلى هذا العبء.

4. زملائي يحترمونني

على نحو مماثل، لا أريد أن يعرف زملائي أنني أرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي في الساعة 10 مساءً (آمل ألا يقرأوا هذا المقال!)، حيث قد يبدأون في توقع ردي خارج ساعات عملي. من خلال تأجيل ردودي إلى اليوم التالي، أستعيد بعض السيطرة على وقتي، وأجعل زملائي في العمل يبدو وكأنني من النوع الذي يعمل من التاسعة حتى الخامسة تمامًا! ونتيجة لذلك، سيحترمون ساعات عملي، وسيعرفون أنهم لن يتلقوا ردًا حتى اليوم التالي إذا أرسلوا لي بريدًا إلكترونيًا في المساء.

5. هناك وقت لإعادة صياغة أو تغيير رأيك

لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة – نشعر بالتعب أو الغضب أو الإحباط، ونقوم بصياغة رد شديد اللهجة لرئيسنا، الذي حدد للتو موعدًا نهائيًا غير معقول لمهمة ضخمة. إن تبني عادة تأخير هذا البريد الإلكتروني يمكن أن ينقذك من وظيفتك! في هذه المواقف، وجدت أن جدولة البريد الإلكتروني لإرساله في اليوم التالي أعطتني وقتًا للتهدئة وإعادة النظر في لهجتي.

وبالمثل، فإن جدولة رسائل البريد الإلكتروني تعني أنه يمكنك صياغة مسودة والتخطيط مقدمًا. على سبيل المثال، قد يكون هناك اجتماع في الأسبوع المقبل، وترغب في تجميع جدول الأعمال الذي سترسله إلى زملائك في الساعة 9 صباحًا في يوم الاجتماع قبل الموعد المحدد لإدارة سير عملك. وفي غضون ذلك، قد تتغير الأمور، لذا يمكنك العودة إلى البريد الإلكتروني وإجراء التعديلات حسب الضرورة.

وفوق كل شيء، قد يبدو الرد المرسل على عجل على بريد إلكتروني غير مدروس. أود على الأقل أن أعطي الانطباع بأنني أعطيت البريد الإلكتروني الوقت الكافي وفكرت أنه يستحق ذلك.

كيفية تعديل أو إرسال أو إلغاء بريد إلكتروني مجدول

توجد رسائل البريد الإلكتروني المجدولة في مجلد المسودات، لذا فهذا هو المكان الذي ستحتاج إلى التوجه إليه لتعديل أو إرسال أو إلغاء بريد إلكتروني مجدول على الفور.

لتعديل البريد الإلكتروني، حدد البريد الإلكتروني ذي الصلة في المسودات، وانقر فوق رمز القلم في الزاوية اليمنى العليا، واختر “تعديل البريد الإلكتروني”.

يمكنك أيضًا استخدام نفس القائمة المنسدلة لإرسال البريد الإلكتروني على الفور بالنقر فوق “إرسال الآن”.

لإلغاء البريد الإلكتروني، مع فتح مجلد المسودات، مرر الماوس فوق البريد الإلكتروني ذي الصلة وانقر فوق أيقونة سلة المهملات.

الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار

على الرغم من أن جدولة رسائل البريد الإلكتروني لها فوائد عديدة، إلا أن هناك بعض الأشياء المهمة التي أضعها دائمًا في الاعتبار.

• قد يكون الإرسال فورًا ضروريًا: في بعض الأحيان، يكون الإرسال أو الرد الفوري ضروريًا أو أكثر فعالية.
• تحقق من تاريخ ووقت الجدول بعناية: من السهل تحديد التاريخ أو الوقت الخطأ عن طريق الخطأ، لذا أعطي الأولوية لتصحيح ذلك.
• تذكر السفر عبر الزمن: قد يعني “غدًا” شيئًا مختلفًا عندما يتم إرسال البريد الإلكتروني عما كان يعنيه عندما تم كتابته. وبالمثل، لا أحد يريد تلقي بريد إلكتروني في الساعة 3 مساءً يبدأ بـ “صباح الخير”.
• تغيير وقت الجدول: قد يؤدي جدولة رسائل البريد الإلكتروني لإرسالها في نفس الوقت كل يوم إلى أن تصبح متوقعة، وبالتالي أقل فعالية.

بالإضافة إلى السماح لك بجدولة رسائل البريد الإلكتروني بسهولة، يحتوي Outlook الجديد على ميزات رائعة أخرى؛ فهو يتيح لك “تأجيل” رسائل البريد الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك للتعامل معها لاحقًا، و”مسح” مجلدات البريد الإلكتروني لترتيبها.