كيف تأخذ إدارة OFFICE 365 إلى المستوى التالي

في الجزء الأول من هذه المقابلة مع مايكل موريسون ، الرئيس التنفيذي لشركة CoreView ، تحدثنا عن ما تم تضمينه في النظام الأساسي المتكامل لإدارة عمليات نشر Office 365 للمؤسسة. على وجه الخصوص ، نظرنا إلى CoreAdmin و CoreSecurity و CoreAdoption ، وهي ثلاثة حلول مدرجة في عروض CoreSuite الخاصة بهم. لقد رأينا كيف يمكن لـ CoreView جعل حياة مسؤول Office 365 أكثر سهولة من خلال تزويدهم بجزء واحد من الوضوح لإدارة Office 365 عبر مؤسسة. لقد تعلمنا أيضًا أهمية التحكم المناسب في الوصول المستند إلى الأدوار لـ Office 365 ، وكيف يغير CoreView إدارة السياسة من كونها عملية يدوية ومعرضة للخطأ إلى عملية سهلة ومؤتمنة. تستمر هذه المقالة في مناقشتي مع مايكل من خلال:

تسليط الضوء على الميزات القوية الأخرى لمنصة CoreSuite.

ميتش: مايكل ، دعنا ننتقل الآن إلى موضوع الأمن والامتثال. كيف تتعامل CoreView مع الأمن؟ ما المميز في ميزات أمان منتجك؟

مايكل  : CoreSecurity يعالج الثغرات الأمنية المحددة التي يطرحها Office 365. البريد الإلكتروني هو واحد من أكبر مصادر الهجمات والانتهاكات في الوقت الحاضر. عادةً ما نقوم بتشديد أمان البريد الإلكتروني من خلال تحديد عمليات إعادة التوجيه التلقائي الخطيرة ، والمستخدمين الذين لديهم حق الوصول إلى العديد من صناديق البريد ، والتي يمكنها دعوة الاختراقات أو تسرب البيانات ، والعثور على حسابات البريد الإلكتروني التي تنشر البرامج الضارة.

نحن نتتبع إجراءات المستخدم للعثور على سلوكيات خطرة ، ونعرف كلمات المرور الضعيفة أو التي تم ضبطها بحيث لا تنتهي صلاحيتها أبدًا ، ونعرف المستخدمين الذين لديهم مصادقة متعددة العوامل ممكّنة ولا يقومون باكتشاف حالات مشاركة البيانات غير الآمنة.

الانتهاكات مصدر قلق كبير ومشكلة الامتثال الرئيسية. يقول معهد بونيمون إن الأمر يستغرق 191 يومًا في المتوسط ​​لاكتشاف حدوث خرق. يمكننا اكتشاف الخروقات قبل حدوثها ، ومن خلال التحري الشرعي. كما نقدم الاحتفاظ بسجل طويل الأجل لإجراء التشريح الشرعي العميق ضد الأحداث التي حدثت قبل عام أو أكثر. مع Microsoft ، يقتصر الاحتفاظ بالسجل على 90 أو 180 يومًا.

تشكل الانتهاكات مصدر قلق كبير ، وهي مشكلة توافق كبيرة … يمكننا اكتشاف الانتهاكات قبل حدوثها ، ومن خلال الأدلة الجنائية ، نعثر على مصدر الاختراق الذي تخطى الشقوق.

ميتش: الإبلاغ الجيد هو أمر مهم لمساعدة الشركات على ضمان الامتثال وتلبية المتطلبات الحكومية. ما هي القيمة الفريدة لتقارير CoreView والتحليلات ، وماذا يفعل CoreView لتقارير الامتثال والامتثال؟

مايكل: الامتثال هو كل شيء عن الأمن وخصوصية البيانات. من خلال تقارير الأمان والامتثال الخاصة بنا ، نعرض بطريقة مفصلة وعالية المستوى كيف يتم تطبيق سياسات الأمان ، حيث توجد انتهاكات ، وكيفية إيقاف تسرب البيانات السرية والخاصة في كثير من الأحيان.

يمكنك أن ترى كيف نقدم هذه النتائج في لقطة الشاشة أدناه:

ميتش: هل يمكنك أن تبين لنا أيضًا كيف يبدو تقرير CoreView النموذجي؟

مايكل: في لقطة الشاشة أدناه ، يظهر تقرير تدقيق يعرض عمليات تسجيل الدخول الفاشلة ومعرف المستخدم ومتى حدثت المحاولات. من السهل جدا إنشاء ، سهلة المتابعة ، وقابلة للتنفيذ:

يمكنك أدناه معرفة من أين جاءت محاولات تسجيل الدخول الفاشلة ومحاولات الاقتحام – مع عرض عبر العالم:

ميتش : إدارة التراخيص مهمة إدارية أساسية أخرى. العديد من مدراء Office 365 الذين أعرفهم محيرون في هذا المجال. لماذا يستخدم ترخيص Office 365 مثل هذا اللغز؟

مايكل: غالبًا ما يقوم IT بشراء تراخيص Office 365 على دفعات ، ويقوم بتخمين ما يحتاجون إليه. إنهم لا يفعلون أو لا يمكنهم القيام بالاكتشاف على جميع المستخدمين النهائيين المحليين ، ويحددون احتياجاتهم بدقة على مستوى الترخيص قبل الشراء. بالإضافة إلى ذلك ، يتغير عدد العمال أو الشركاء الذين يستخدمون برامج الإنتاجية طوال الوقت. دائما ، يشترون تراخيص أكثر مما يحتاجون إليه. في كثير من الحالات أكثر بكثير مما يحتاجون إليه. نجد أن معظم الشركات توفر 30 في المائة أو أكثر عن طريق تحسين تراخيصها – التخلص من التراخيص غير المعينة ، واستعادة التراخيص غير النشطة وإضفاء الطابع القانوني على الأماكن التي يقول فيها إن ترخيص E3 أو E5 المدفوع هو أكثر من احتياجات المستخدم النهائي.

غالبًا ما يقوم IT بشراء تراخيص Office 365 على دفعات ، ويقوم بتخمين ما يحتاجون إليه. إنهم لا يفعلون أو لا يمكنهم القيام بالاكتشاف على جميع المستخدمين النهائيين المحليين ، ويحددون احتياجاتهم بدقة على مستوى الترخيص قبل الشراء.

ميتش: كيف CoreView توفر الرؤية والسيطرة على التراخيص؟

مايكل: الأمر بسيط. في الواقع ، لدينا فحص صحي مجاني لـ Office 365 يبدأ هذه العملية بأكملها. يقوم Health Check بفحص بيئة مستأجر Office 365 بأكملها والعثور على العدد الدقيق للتراخيص غير المستخدمة – إما غير النشطة أو غير المعينة ، ويعرف مستوى هذه التراخيص ، ويخبرك بدقة مقدار المبلغ الذي يمكنك حفظه.

نحن نبحث أيضًا في استخدام التراخيص النشطة عن طريق فحص عبء العمل. نحدد جميع تلك التراخيص التي لا يتم استغلالها بالكامل. يمكنك إما الرجوع إلى إصدار أقدم من هذه التراخيص ، على سبيل المثال من E5 إلى E3 أو حتى من E3 إلى E1 ، أو تدريب المستخدمين النهائيين على استغلال إمكانيات تراخيص Office 365 بشكل كامل ، وزيادة الإنتاجية.

بمجرد تثبيت CoreAdmin ، يتم فحص استخدام الترخيص باستمرار ويمكن تحسينه باستمرار.

ميتش: هل يمكنك أن توضح لنا مثالاً على كيفية عمل إدارة الترخيص والمزايا التي يوفرها تحليل الترخيص الخاص بك؟

مايكل: بالتأكيد! يمكنك أن ترى أدناه مثالاً لحالة ترخيص مستخدم معين ، وفي هذه الحالة ، ترخيص E3 مع نسخة تجريبية مجانية من Dynamics 365 ، وما مجمع الترخيص الذي ينتمي إليه هذا المستخدم:

ميتش: كيف ترتبط CoreView Office 365 Health Check بمشكلة تحسين الترخيص هذه؟

مايكل: لدينا عميل واحد مع حوالي 13000 مقعد. أظهر تقرير الصحة تحقق وفورات سنوية لإدارة الترخيص الأمثل من حوالي 1.8 مليون دولار. لقد وجدنا أن 25 بالمائة فقط من مستخدميهم يحتاجون إلى خطة Office 365 E3 التي تم تخصيصها لهم وأن 75 بالمائة من هؤلاء المستخدمين يمكن تحويلهم إلى خطة Office 365 E1. وفي الوقت نفسه ، كان هناك 3،212 ترخيصًا غير مستخدم E1 ، و 9،434 ترخيصًا غير مستخدم E3 ، مما يمثل توفيرًا بقيمة 278،688 دولارًا. يمكن لـ CoreView أكثر من الدفع لنفسه على الفور من خلال تحسين الترخيص وحده.

ميتش: هل لديك مثال على النتائج الاقتصادية أو الأمنية المثيرة للاهتمام المتعلقة بحلول CoreView؟

مايكل: اقتصاديات CoreView سهلة وممتعة لتحديدها – يلتقط الحل معظم هذه البيانات نفسها ، مثل من خلال نتائج مفصلة لخفض تكاليف الترخيص. هناك أيضًا وفورات كبيرة في تكاليف العمالة في تقنية المعلومات وزيادة إنتاجية المشرف. اسمحوا لي أن أقدم لكم بضعة أمثلة. من خلال أتمتة CoreView ، تتوقف عملية التقليل من العرض عن 20 ساعة إلى أقل من 10 دقائق. هذا يوفر مؤسسة نموذجية حوالي 1000 ساعة في السنة في أنشطة مسؤول تكنولوجيا المعلومات اليدوية ، مع تحسين جودة الخدمة في الوقت نفسه وتقليل الأخطاء البشرية. لقد وجدنا أن الشركة التي يعمل فيها 10000 موظف يمكنها توفير 950 ساعة من وقت الإدارة سنويًا ، وذلك بتوفير متوقع قدره 45،600 دولار سنويًا – فقط باستخدام RBAC بشكل صحيح لتعيين أذونات مسؤول Office 365.

لدينا فحص الصحة دائما تقريبا يجد الثغرات الأمنية التي لا يمكن اكتشافها بأي طريقة أخرى. كان لدينا عميل واحد كان مقره بالكامل في كندا. العثور على فحص الصحة لدينا عشرات تسجيلات الدخول ومحاولات تسجيل الدخول من آسيا ، حيث لم يكن لديهم أي عمليات. لم تكن هذه مهمة قرصنة نموذجية. وبدلاً من ذلك ، كان المتسللون يتطلعون إلى سرقة أبحاث المنظمة المتعلقة بالرعاية الصحية – كانت سرقة الملكية الفكرية ، نقية وبسيطة. لم يعرفوا أبدًا ما إذا كان قد تم تحليل معلومات تسجيل الدخول الخاصة بهم.

ميتش: في العالم الواقعي ، سمعت أنه يتم استخدام حوالي نصف تطبيقات Office 365 فقط. هل هذا صحيح؟ لماذا يهم؟

مايكل: نعم ، هذا صحيح. نحن نتتبع بيانات استخدام التطبيق عبر أكثر من مليوني مستخدم Office 365 ونجد أن نصف الخدمات المدفوعة لا يتم لمسها تقريبًا. باستخدام نصف التطبيقات فقط ، لا تقترب من ما تدفعه مقابل. هذا هو في الواقع مصدر قلق بسيط مقارنة بالإنتاجية غير المحققة. هذه الخدمات موجودة في Office 365 لسبب ما – فهي تجعل العمال أكثر إنتاجية ، ويزيدون من مشاركة المعلومات ، ويعززون العمل الجماعي الذي يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروع ، وخلق قوة عاملة أكثر ذكاءً ورقيًا. الحصول على المستخدمين النهائيين لتبني خدمات Office 365 بالكامل – وهذا تغيير في اللعبة.

نحن نتتبع بيانات استخدام التطبيق عبر أكثر من مليوني مستخدم Office 365 ونجد أن نصف الخدمات المدفوعة لا يتم لمسها تقريبًا. باستخدام نصف التطبيقات فقط ، لا تقترب من ما تدفعه مقابل.

ميتش: تدفع Microsoft عملاء Office 365 بقوة نحو استخدام فرق Microsoft. كيف يساعد CoreView في تبني فرق العمل ، وما فائدة قيادة هذا النوع من التبني؟

مايكل: توقيت عظيم على هذا السؤال ، ميتش. يجب أن تكون قد سمعت أن Skype for Business قد مات منذ 31 يوليو 2021. هذا إشعار قصير في عالم البرمجيات. فكر في جميع المتاجر التي لا تزال تشغل تطبيقات COBOL على أجهزة الكمبيوتر المركزية أو Windows XP على أجهزة الكمبيوتر. واعتبارًا من اليوم ، تدفع Microsoft مستخدمي Office 365 الجدد إلى فرق بدلاً من Skype. لذلك حان الوقت للتحرك الآن.

خرجت Forrester للتو بتقرير رائع بعنوان “التأثير الاقتصادي الكلي لفرق Microsoft“. وتبلغ نسبة عائد الاستثمار على اعتماد الفرق 832 بالمائة. مذهل جدا. وفي الوقت نفسه ، فإن وجود كل حلول التعاون هذه في مكان واحد يوفر الموظفين من 1.1 إلى 8 ساعات في الأسبوع. علاوة على ذلك ، يجادل Forrester بأن Teams يمثل 25 بالمائة من سعر ترخيص Office 365 ، لذلك إذا لم يتم استخدامه ، فهذه قيمة ضائعة كثيرًا.

يعد اعتماد تطبيق القيادة كما هو الحال مع Teams ضروريًا لزيادة استثمارات Office 365. يعمل تطبيق Office 365 على تحسين مهارة سحابة المستخدمين النهائيين ، والإنتاجية الإجمالية ، ومهارات التعاون.

المفتاح لخطة تبني ناجحة هو تجميع المستخدمين بناءً على استخدامات وسلوكيات مختلفة للخدمة – مما يساعد على دفع حملات التبني والتدريب المستهدفة. لكي يعمل هذا ، يجب عليك تطبيق المقاييس الصحيحة لتحديد مجموعات المستخدم الخاصة بك ، وكذلك تحديد سلوك المستخدم غير الصحيح حتى تتمكن من اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

من خلال تحليل قائمة المستخدمين المقسمة ، يمكنك الحصول على معلومات قيمة لحملة التبني الخاصة بك ويمكنك تتبع كفاءة الحملة.

بمجرد الانتهاء من استراتيجية التبني ، يمكنك تدريب المستخدمين لديك. لقد وجد الخبراء أن التدريب القياسي (الفصول الدراسية والتعليم الإلكتروني) غير مثالي لأن المستخدمين ينسون 70 في المائة مما تعلموه خلال 24 ساعة.

هذا هو السبب في أننا نقدم مقاطع فيديو تعليمية حساسة للسياق وفي الوقت المناسب لتعليم المستخدمين وهم يعملون في التطبيق.

ميتش: كيف يجب على الشركات إدارة هذا التبني؟ ماذا تعني إدارة التغيير في هذا السياق ولماذا هي مهمة؟

مايكل: إدارة التغيير هي في الحقيقة عملية نقل المستخدمين النهائيين إلى حلول إنتاجية أفضل وزيادة كفاءتهم. تقود الشركات الرائدة هذه المبادرات من القمة لأنها تنتج تحولًا رقميًا ، مما يعمل على تحسين كيفية عمل المؤسسة بأكملها وزيادة البراعة الرقمية للمستخدمين الأفراد أيضًا. مهمتنا هي مساعدة العملاء على تحقيق كليهما.

ميتش: ماذا يمكن أن نتوقع من CoreView في الأشهر الستة المقبلة؟ تعطينا نظرة سريعة على خططك.

مايكل: سوف تستمر منصة CoreView الخاصة بنا في قيادة السوق في مجال الابتكار والقوة والنطاق المؤسسي. سنقدم تتبع SecureScore ونظام DexterityScore الخاص بنا لقياس البراعة الرقمية للمستخدم الفردي. سنقدم أيضًا إمكانات لتمكين المؤسسات من تحديد مشاكل “تكنولوجيا المعلومات في الظل” والتعامل معها. كما سترون أيضًا أننا نعلن عن العديد من تحالفات الشركاء الإستراتيجيين ، وزيادة مشاركة شركائنا بشكل كبير ، وتسريع المساهمة من قناة شركائنا.

ميتش: مايكل ، شكرًا لمنحك بعضًا من وقتك الثمين!

مايكل: يسرني ذلك!

فحص الصحة مجانا

اطلب فحص الصحة المجاني اليوم من CoreView لمعرفة كل شيء عن بيئة Office 365 الخاصة بك. ببساطة عن طريق ملء نموذج عبر الإنترنت ، يمكنك الحصول على تقرير مجاني من 20 صفحة يوضح بالتفصيل كيفية:

• وفر 30٪ أو أكثر من تكاليف الترخيص.
• الاستخدام المزدوج للتطبيق ، وإنتاجية المستخدم النهائي المزدوجة ، ومضاعفة عائد استثمار Office 365.
• منع المستخدمين من نشر البرامج الضارة.
• إصلاح كلمات المرور غير الآمنة.
• نقل المستخدمين الضعفاء إلى وزارة الخارجية.
• اجعل حياة المشرفين أسهل.

توفر خطة إجراءات التحقق من الصحة في Office 365 الأموال ، وتعزز إنتاجية المستخدم النهائي ، وتؤمن Office 365 ، وتعمل على تمة مهام المسؤول المشتركة – مع نقل إدارة Office 365 إلى المستوى التالي.