6 نصائح وحيل لتحسين استخدام البريد الإلكتروني في Outlook يجب أن تعرفها
يُعتبر Outlook أحد أكثر أدوات البريد الإلكتروني استخدامًا في العالم، سواء للأغراض الشخصية أو المهنية. ومع ذلك، قد لا يكون الجميع على دراية بكل الميزات والنصائح التي يمكن أن تجعل تجربة استخدامه أكثر فعالية. في هذا المقال، نستعرض ست نصائح وحيل جديدة لتحسين استخدامك لـ Outlook، مما يساعدك على تنظيم بريدك الإلكتروني بشكل أفضل وتوفير الوقت.
على الرغم من أن العديد منا يمكنهم التنقل في Outlook الكلاسيكي بأعيننا مغمضة، إلا أن واجهة Outlook الجديدة المحدثة قد تجعل العثور على بعض أدوات البرنامج الأكثر فائدة أمرًا صعبًا. لذا، لمساعدتك في هذا، إليك بعض النصائح والحيل للعمل مع قسم البريد الإلكتروني في Outlook الجديد.
ملاحظة
تنطبق النصائح والحيل في هذا الدليل على Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows وOutlook 2024 والإصدار المستند إلى الويب من Outlook.
1. تصحيح الأخطاء باستخدام التراجع عن الإرسال
لقد مررنا جميعًا بهذه التجربة—على الرغم من مراجعة مسودة بريد إلكتروني عدة مرات، فبمجرد النقر فوق “إرسال”، تلاحظ أنك ارتكبت خطأ. لحسن الحظ، يوفر لك Outlook الجديد شريان حياة، ولكن فقط إذا قمت بتغيير إعداداتك مسبقًا، لذا اتخذ إجراءً الآن!
أولاً، انقر فوق ترس “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا من نافذة Outlook الجديدة.
الآن، انقر فوق “البريد الإلكتروني” في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر، ثم حدد “إنشاء والرد” في القائمة الثانية التي تظهر. ثم انتقل إلى قسم التراجع عن الإرسال، وانقر فوق شريط التمرير واسحبه إلى اليمين (بحد أقصى عشر ثوانٍ)، ثم انقر فوق “حفظ”.
في المرة التالية التي ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا، سيظهر مربع رمادي اللون “تراجع” أسفل جزء الرسالة، تمامًا كما هو الحال في Gmail. تذكر فقط أنه لديك عشر ثوانٍ فقط للنقر فوق “تراجع” إذا أدركت أنك ارتكبت خطأً، لذا ستحتاج إلى التصرف بسرعة!
بعد النقر فوق “تراجع”، ستُعاد فتح الرسالة كمسودة في جزء الرسالة الجديدة حتى تتمكن من إجراء أي تعديلات قبل إرسال الرسالة مرة أخرى.
استرجاع رسائل البريد الإلكتروني في Outlook الجديد في العمل أو المدرسة
إذا كان لديك أنت ومستلم بريدك الإلكتروني حساب بريد إلكتروني مرتبط بنفس نطاق العمل أو المدرسة في Microsoft 365، فيمكنك محاولة استرجاع رسالة حتى بعد انقضاء وقت التراجع عن الإرسال. للقيام بذلك، انقر فوق “العناصر المرسلة” في جزء التنقل، وانقر نقرًا مزدوجًا فوق الرسالة التي تريد استرجاعها، وانقر فوق “استرجاع الرسالة” في الشريط، وانقر فوق “موافق”. ستتلقى بعد ذلك تقرير استرجاع في صندوق الوارد الخاص بك يخبرك ما إذا كان استرجاعك ناجحًا، اعتمادًا على ما إذا كان المستلم قد فتح رسالتك بالفعل.
2. التخطيط مقدمًا من خلال جدولة الإرسال
هناك العديد من الفوائد لجدولة رسائل البريد الإلكتروني الجديدة في Outlook، من منح نفسك وقتًا إضافيًا لإعادة الصياغة إلى تحسين معدل قراءة البريد الإلكتروني الخاص بك.
قم بصياغة رسالتك الإلكترونية في جزء الرسالة الجديدة كالمعتاد، بما في ذلك إضافة عناوين المستلمين وكتابة سطر الموضوع وإضافة أي مرفقات. ثم انقر فوق السهم المنسدل بجوار زر الإرسال، وانقر فوق “جدولة الإرسال”.
يمكنك بعد ذلك تحديد أحد أوقات الإرسال المقترحة، أو النقر فوق “وقت مخصص” لاختيار وقت وتاريخ مختلفين.
عندما تكون مستعدًا، انقر فوق “إرسال”. لا تقلق: لن يتم إرسالها بعد، بل ستنتظر رسالة البريد الإلكتروني المجدولة بصبر في مسوداتك. إذا كنت تريد إجراء أي تغييرات على رسالة بريد إلكتروني مجدولة أو إرسالها مبكرًا، فانقر فوق رمز القلم الرصاص في الزاوية اليمنى العليا من الرسالة بعد تحديدها في مسوداتك.
عند جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، ضع في اعتبارك النصائح التالية:
تحقق من التاريخ والوقت المحددين بعناية، حيث من السهل أن تخطئ فيهما عن طريق الخطأ.
تذكر أن تسافر عبر الزمن! على سبيل المثال، قد تعني كلمة “غدًا” شيئًا مختلفًا عندما يتم إرسال البريد الإلكتروني عما تعنيه عندما قمت بصياغته.
لا تقم دائمًا بجدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ليتم إرسالها في نفس الوقت من اليوم. إذا أصبحت متوقعًا للغاية، فقد تفقد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تأثيرها.
3. أضف الاحترافية باستخدام توقيع البريد الإلكتروني
تضيف توقيعات البريد الإلكتروني بعض الاحترافية إلى رسائلك من خلال السماح لك بإظهار بيانات الاعتماد الخاصة بك ومشاركة تفاصيل الاتصال الخاصة بك والإعلان عن علامتك التجارية وعرض أي شيء آخر تريد وضع علامة عليه في نهاية كل بريد إلكتروني ترسله. وقبل كل شيء، حتى إذا قمت بإنشاء توقيع بريد إلكتروني بسيط باستخدام اسمك ورقم هاتفك فقط، فسيوفر عليك ذلك عناء كتابة هذه التفاصيل يدويًا في كل مرة.
ابدأ بالنقر فوق ترس “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا من نافذة Outlook الجديدة.
بعد ذلك، انقر فوق “الحسابات” في القائمة الأولى على الجانب الأيسر، و”التوقيعات” في القائمة الثانية.
إذا كنت تدير أكثر من حساب في Outlook جديد، فحدد الحساب الذي تريد إنشاء توقيع له. إذا لم تقم بإنشاء أي توقيعات بريد إلكتروني بعد، فابدأ بإعطاء التوقيع الجديد الذي ستضيف إليه اسمًا. ثم استخدم حقل النص الفارغ الكبير لتصميم التوقيع، باستخدام أدوات التنسيق الموجودة أسفل الحقل.
عند الانتهاء، اختر ما إذا كنت تريد تضمين التوقيع في جميع الرسائل الجديدة فقط، أو رسائل البريد الإلكتروني المعاد توجيهها والردود أيضًا. بمجرد اتخاذ هذا الاختيار، انقر فوق “حفظ”، ثم أغلق النافذة أو ابدأ العملية مرة أخرى لإنشاء المزيد من توقيعات البريد الإلكتروني.
نصيحة
لإضافة توقيع مسبق يدويًا عند صياغة بريد إلكتروني، افتح علامة التبويب “الرسالة” على الشريط، وانقر فوق “التوقيع”، واختر التوقيع المناسب.
4. حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا باستخدام القواعد
إذا كنت من الأشخاص الذين لا يملؤون صندوق الوارد بأي شيء، فيجب عليك بالتأكيد استخدام أداة القواعد الجديدة في Outlook لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تلقائيًا. هناك طريقتان للقيام بذلك.
ملاحظة
على الرغم من أنه يمكنك إضافة حسابات بريد إلكتروني من موفري خدمات بخلاف Microsoft في Outlook الجديد، إلا أنه يمكنك فقط إنشاء قواعد لرسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى حسابات Microsoft الخاصة بك.
إنشاء قاعدة المرسل عبر رسالة مستلمة
الطريقة الأولى لإنشاء قاعدة هي التركيز على مرسل معين. انقر بزر الماوس الأيمن فوق بريد إلكتروني تلقيته بالفعل، وانقر فوق القواعد > إنشاء قاعدة.
لإنشاء قاعدة سريعة تحدد المكان الذي ستذهب إليه رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية من هذا المرسل، ما عليك سوى تحديد موقع المجلد، ثم النقر فوق “موافق“.
بدلاً من ذلك، لتنشيط إجراءات أخرى لهذا المرسل—مثل تثبيت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به في أعلى صندوق الوارد أو وضع علامة تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به باعتبارها غير مرغوب فيها—انقر فوق “المزيد من الخيارات” واضبط الإعدادات في مربع الحوار الذي يظهر.
إنشاء أنواع مختلفة من القواعد في مربع الحوار
هناك طريقة أخرى لإنشاء القواعد من خلال مربع حوار القواعد، وهي طريقة تمنحك المزيد من المرونة والخيارات. وهذا هو المكان الذي يمكنك فيه أيضًا ضبط القواعد التي أنشأتها بالفعل.
أولاً، حدد حساب Microsoft الذي تريد إنشاء قواعد البريد الإلكتروني له في جزء التنقل. ثم، في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، انقر فوق القواعد > إدارة القواعد.
بعد ذلك، قم بتأكيد عنوان البريد الإلكتروني الخاص بـ Microsoft في القائمة المنسدلة “قواعدك لـ”، ثم انقر فوق “إضافة قاعدة جديدة”.
الآن قم بتسمية القاعدة الجديدة، وانقر على سهمي القائمة المنسدلة لرؤية الشروط والإجراءات المختلفة التي يمكنك استخدامها لإنشاء القاعدة.
بمجرد الانتهاء من إنشاء القواعد، انقر فوق “حفظ”.
إليك بعض النصائح الأخرى التي يمكنك استخدامها عند إنشاء القواعد:
- لا تقتصر على إضافة شرط واحد وإجراء واحد فقط، بل يمكنك إضافة ما تريد! ومع ذلك، فإن إضافة عدد كبير جدًا من القواعد قد يؤدي إلى مشكلات في الأداء أو تعقيدات مع الإعدادات المتضاربة، لذا كن انتقائيًا.
- إذا كان لديك عدة قواعد يمكن تطبيقها على رسالة واحدة، فحدد “إيقاف معالجة المزيد من القواعد” أسفل القاعدة الأولى لإجبار Outlook الجديد على تطبيق هذه القاعدة فقط وتجاهل القواعد الأخرى.
- حدد “تشغيل القاعدة الآن” لتطبيق القاعدة على جميع رسائل البريد الإلكتروني الموجودة بالفعل في صندوق الوارد الخاص بك. سيؤدي ترك هذا الخيار دون تحديد إلى تطبيق القاعدة فقط على رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية التي تصل إلى صندوق الوارد الخاص بك.
5. استخدم شريط البحث لتوفير الوقت
عادةً، أنصحك باستخدام أشرطة البحث في تطبيقات سطح المكتب من Microsoft بحذر، حيث يمكن أن تسبب في بعض الأحيان ارتباكًا أكثر مما تحله. ومع ذلك، فإن شريط البحث الجديد في Outlook بديهي بشكل مدهش ويمكنه أن يوفر عليك عناء البحث بين العديد من المجلدات للعثور على رسالة البريد الإلكتروني التي يصعب العثور عليها.
ابدأ بالنقر فوق شريط البحث في الجزء العلوي من نافذة Outlook الجديدة لتنشيط خيارات البحث المتقدمة.
إذا كنت ترغب في ذلك، يمكنك المضي قدمًا وكتابة كلمة رئيسية على الفور، والضغط على Enter لبدء البحث.
ومع ذلك، لزيادة فرصك في العثور على البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه، قم بإجراء بعض التغييرات على معلمات البحث. للقيام بذلك، انقر فوق رمز الفلتر على الجانب الأيمن من شريط البحث، واعمل على شق طريقك عبر الخيارات.
على سبيل المثال، يمكنك النقر فوق “صندوق البريد الحالي” لاختيار المجلد الذي تعتقد أن العنصر موجود فيه. إذا لم تكن متأكدًا، فاترك “صندوق البريد الحالي” محددًا، وسيبحث Outlook الجديد في جميع المجلدات الموجودة ضمن عنوان البريد الإلكتروني النشط عند بدء البحث. ربما تعرف اسم أو عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني الذي تبحث عنه، لذا يمكنك كتابته في حقل “من”. من ناحية أخرى، قد تتذكر تقريبًا متى تلقيت البريد الإلكتروني، لذا يمكنك تغيير حقلي “التاريخ من” و”التاريخ إلى”. بمجرد تحسين معلمات البحث، انقر فوق “بحث”.
ستظهر نتائج البحث في جزء الرسائل، مع وضع النتائج الأكثر صلة التي يعتبرها Outlook الجديد في الأعلى.
6. التبديل إلى الوضع الداكن
إذا كنت تقضي ساعات عديدة يوميًا في النظر إلى رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في Outlook الجديد، فيجب أن تفكر في التبديل إلى الوضع الداكن. إن استخدام الوضع الداكن له العديد من الفوائد، بما في ذلك تقليل إجهاد العين، وربما إطالة عمر البطارية إذا كنت تستخدم كمبيوتر محمولًا، وتحسين المظهر الجمالي لشاشتك.
أولاً، انقر فوق رمز “الإعدادات” في الزاوية اليمنى العليا من نافذة Outlook الجديدة.
في القائمة الموجودة على الجانب الأيسر من مربع حوار الإعدادات الذي يظهر، انقر فوق “عام”، ثم انقر فوق “المظهر”.
الآن، انقر فوق “Dark”، وستظهر لك نافذة Outlook الجديدة على الفور كيف يبدو الوضع المظلم. إذا أعجبك ما تراه، فانقر فوق “Save”.
بدلاً من ذلك، إذا قمت بتنشيط الوضع الداكن في إعدادات نظام Windows 11 وتريد أن يتبنى Outlook الجديد هذا العرض، فانقر فوق “استخدام إعدادات النظام”. ثم، إذا قررت إعادة نظامك إلى الوضع الفاتح، فسيتغير Outlook الجديد وفقًا لذلك.
إذا كنت ترسل رسائل بريد إلكتروني بشكل روتيني بمحتوى وبنية متكررة، مثل جدول أسبوعي أو تحديث عمل، فأنشئ قالب بريد إلكتروني واحفظه في Outlook الجديد للمساعدة في الاتساق وتوفير الوقت وتقليل احتمالات الأخطاء المطبعية والأخطاء الأخرى.
باتباع هذه النصائح والحيل، يمكنك تحسين تجربة استخدام Outlook بشكل كبير، مما يساعدك على تنظيم بريدك الإلكتروني وتوفير الوقت. سواء كنت تستخدم Outlook للعمل أو للشؤون الشخصية، فإن هذه النصائح ستساعدك على تحقيق أقصى استفادة من هذه الأداة القوية. جربها اليوم ولاحظ الفرق في إنتاجيتك.