أفضل طرق التحضير لاجتماع ناجح خطوة بخطوة
تحضير نفسك لاجتماع مهم يتطلب أكثر من مجرد تجهيز عرض تقديمي أو إحضار ملاحظاتك. خطوات بسيطة ومدروسة يمكن أن تُحدث فرقًا كبيرًا في كفاءة الاجتماع ونتائجه. من تنظيم جدول الأعمال إلى الاستعداد للإجابة عن الأسئلة المتوقعة، يساعدك التحضير الجيد على تقديم أفضل ما لديك وضمان تحقيق أهداف الاجتماع بفعالية.
قد يُسبب الانضمام إلى اجتماع افتراضي دون تحضير أساسي بعض المشاكل غير الضرورية لك وللآخرين. لضمان سلاسة الأمور وتجنب أي توتر في اللحظات الأخيرة، أُراجع دائمًا قائمة مرجعية سريعة قبل الاجتماع. فهي تُساعدني على اكتشاف أي مشاكل وإصلاحها قبل بدء المكالمة.
6. اختبر الميكروفون والكاميرا
لا يوجد ما هو أكثر إحباطًا أو عدم احترافية من الانضمام إلى اجتماع ثم اكتشاف أن لا أحد يسمعك أو يرى الفيديو. إذا كان السبب مجرد ميكروفون مكتوم أو كاميرا مغلقة في التطبيق، فهذا حل سريع. أما إذا كانت المشكلة في الجهاز أو خلل أعمق في البرنامج، فقد تتفاقم الأمور بسرعة. وبالمثل، قد يكون ضعف جودة الصوت أو الفيديو أمرًا محرجًا بنفس القدر.
لتجنب أي مشاكل أثناء الاجتماع، أختبر الكاميرا والميكروفون دائمًا مسبقًا. عادةً ما أفتح تطبيق الكاميرا، وأسجل فيديو قصيرًا مع صوت، ثم أشغله للتأكد من أن كل شيء يعمل كما هو متوقع. كما أختبر الميكروفون والكاميرا مباشرةً في تطبيق الاجتماع الذي سأستخدمه. إنها خطوة بسيطة يمكن أن تنقذك من ضغط اللحظات الأخيرة غير الضروري.
ملاحظة
إذا كنت تستخدم تطبيقًا أو موقعًا إلكترونيًا جديدًا لمؤتمرات الفيديو لأول مرة، فتأكد من ضبط إعدادات الأذونات لمنح التطبيق أو المتصفح حق الوصول إلى الميكروفون والكاميرا.
5. تأكد من تسجيل الدخول إلى الحساب الصحيح
سواء قمت بجدولة الاجتماع أو تمت دعوتك إليه، تأكد من تسجيل الدخول باستخدام الحساب نفسه الذي استخدمته لإنشاء الدعوة أو تلقيها. إذا بدّلت بين عدة حسابات، مثل Zoom أو Microsoft Teams، فقد يمنعك تسجيل الدخول إلى الحساب الخاطئ من فتح الرابط أو الانضمام إلى المكالمة.
عند استخدام متصفح، قد يُسجّل دخولك تلقائيًا إلى حسابك الافتراضي. إذا لم يكن هذا هو الحساب الصحيح للاجتماع، فقد لا تتمكن من حضوره. لقد حدث هذا لي عدة مرات على Google Meet. لتجنب التأخير، تحقق سريعًا من استخدامك للحساب الصحيح على صفحة التطبيق، وقم بتغييره إذا لزم الأمر.
4. تأكد من أن اتصالك بالإنترنت مستقر
حتى مع كل الاستعدادات المناسبة، يمكن أن يؤدي الاتصال البطيء بالإنترنت إلى إفساد اجتماعك. فالفيديو البطيء، والصوت المتقطع، أو الانقطاعات العشوائية قد تترك انطباعًا سيئًا. لتجنب هذا النوع من الإحراج، أتحقق دائمًا من سرعة الإنترنت قبل أي اجتماع. إذا شعرت بالبطء، أتخذ بعض الخطوات لضمان سير المكالمة بسلاسة.
أولًا، أفصل الأجهزة الأخرى عن الشبكة لضمان أن الجهاز الذي أستخدمه يتمتع بأكبر عرض نطاق ترددي. كما أُغلق التطبيقات أو التنزيلات غير الضرورية التي تعمل في الخلفية. كما يُساعد الاقتراب من جهاز التوجيه أو استخدام اتصال إيثرنت سلكي. وللاحتياط، أُبقي نسخة احتياطية جاهزة – مثل نقطة اتصال محمولة – لأكون مُغطّى في حال حدوث أي عطل.
3. كتم جميع الإخطارات قبل الانضمام
تخيل أنك تشارك شاشتك في اجتماع، وفجأة يظهر إشعار رسالة شخصية ليراها الجميع – وهو أمر محرج للغاية، أليس كذلك؟ حتى لو لم يكن الإشعار خاصًا، فإن تنبيهات التطبيقات أو التذكيرات قد تشتت انتباهك. لذلك، يجب عليك إدارتها قبل بدء الاجتماع. ما أفعله عادةً هو إيقاف جميع الإشعارات.
إذا كنت تستخدم نظام ويندوز، يمكنك تعطيل الإشعارات بفتح تطبيق الإعدادات، ثم الانتقال إلى النظام > الإشعارات، وإيقاف تشغيل زر “الإشعارات”.
لإدارة إشعاراتك على نظام macOS، انقر على قائمة “Apple” في الزاوية العلوية اليسرى وافتح “إعدادات النظام”. بعد ذلك، انتقل إلى علامة التبويب “الإشعارات” لضبط الإعدادات.
2. تحقق جيدًا من وقت الاجتماع وانضم مبكرًا
في وقت مبكر من رحلتي كمستقل، ضيعت بعض الفرص ببساطة لأنني لم أفهم تمامًا اختلافات المنطقة الزمنية. حتى لو كان التأخر غير مقصود، فقد يُظهرك التأخر غير جدير بالثقة أو غير محترف. لهذا السبب، أحرص دائمًا على التأكد من موعد الاجتماع والحضور في الوقت المحدد، خاصةً عند مقابلة شخص من منطقة زمنية مختلفة.
أطلب من العميل تحديد موعد الاجتماع بالتوقيت العالمي المنسق (UTC) ثم تحويله إلى توقيتي المحلي. كما أضبط تذكيرًا لنفسي لتجنب النسيان. إذا لم تكن دعوةً مسجلة مسبقًا، فإن إضافتها إلى جدولك قد يُفيدك أيضًا. أنصحك بالانضمام قبل الموعد ببضع دقائق للاستعداد وحل أي مشاكل فنية قد تظهر في اللحظات الأخيرة. هذه الدقائق الإضافية تُحدث فرقًا كبيرًا!
1. قم بمعاينة مظهرك أمام الكاميرا
تؤثر الطريقة التي نقدم بها أنفسنا أمام الكاميرا بشكل كبير على الانطباع الذي نتركه لدى أصحاب العمل أو العملاء أو الزملاء المحتملين. لذلك، قبل كل مكالمة فيديو، أتحقق من بعض الأمور: أتأكد من أن الإضاءة ليست شديدة، وأن الكاميرا في الزاوية الصحيحة، وأنني في مركز الصورة، وأن عدسة كاميرا الويب نظيفة.
إذا كانت خلفيتي فوضوية للغاية، فأُشوّشها أو أستخدم فلاتر الخلفية المدمجة المتوفرة في معظم تطبيقات الاجتماعات. سواءً كنتُ أُعدّل كرسيي أو أُصفف شعري، فإنّ إلقاء نظرة سريعة قبل بدء المكالمة يُجنّبني المفاجآت. تُتيح لك معظم تطبيقات الفيديو مُعاينة الكاميرا قبل الانضمام – خصّص دائمًا لحظةً لتفقد مظهرك.
هذه بعض الخطوات التي أتبعها قبل الانضمام إلى أي اجتماع لأترك انطباعًا جيدًا وأوفر وقت الآخرين. يجب عليك اتباعها أيضًا، حتى لا يُفاجئك شيء.
تحضير فعال للاجتماعات لا يقتصر فقط على معرفة ما ستقوله، بل يشمل أيضًا التخطيط المسبق، وفهم الحضور، وتوقع التحديات المحتملة. مع تطبيق هذه الخطوات البسيطة، يمكنك تعزيز فرص نجاح اجتماعك وتحقيق نتائج ملموسة تترك انطباعًا إيجابيًا لدى الجميع.