إنشاء ورقة مروسة احترافية في Microsoft Word بخطوات بسيطة

تصميم ورقة مروسة احترافية يعد أمرًا ضروريًا لأي عمل أو مشروع. ورقة المراسلات تعكس الهوية البصرية للعلامة التجارية وتساعد في التواصل الفعّال مع العملاء والشركاء. باستخدام Microsoft Word، يمكن لأي شخص إنشاء ورقة مروسة بسهولة ودون الحاجة لخبرة تصميم. في هذا الدليل، ستتعلم كيفية إضافة لمساتك الشخصية إلى ورقة المراسلات الخاصة بك، مما يساهم في تعزيز احترافيتك وجذب الانتباه. تابع القراءة لتكتشف الخطوات العملية والتصميمات الفعالة التي يمكنك استخدامها.

إن رأسية الرسالة عبارة عن مجموعة من النصوص والصور والألوان في أعلى الرسالة تحتوي على تفاصيل مختلفة حول هويتك كمرسل. في Microsoft Word، يمكنك إنشاء هذه باستخدام قوالب أو البدء من الصفر، والأهم من ذلك، حفظ التصميم النهائي للاستخدام المتكرر.

نصيحة
في أي وقت تعمل فيه على مستند Word، من المفيد تشغيل إظهار/إخفاء بالنقر فوق “¶” في علامة التبويب الصفحة الرئيسية لرؤية كيفية تخطيط المستند بشكل أكثر وضوحًا.

لماذا تعتبر ورقة مروسة مفيدة؟

إنورقة مروسة أكثر من مجرد تصميمات فاخرة في أعلى قطعة من الورق. في الواقع، لها العديد من الفوائد. على الرغم من استخدامها في الغالب في المراسلات المتعلقة بالأعمال، يمكن لأي شخص إضافة رأسية رسالة إلى بريده الصادر. على سبيل المثال، أستخدم رأسية رسالة مصممة مسبقًا في خطابات التقديم على الوظيفة. إليك السبب:

• إن ورقة مروسة تعطي انطباعًا أوليًا جيدًا: تمامًا مثل المحاورين الذين يصدرون أحكامًا في جزء من الثانية عندما يدخل المرشح الغرفة لأول مرة، فإن أي شخص يفتح الرسالة سيلاحظ تصميمها على الفور، لذا فإن إضافة رأسية أنيقة للرسالة ستمنحك بداية جيدة، أياً كان سبب كتابتك.
• إنها تؤسس هوية وتعكسها: وهذا صحيح سواء كنا نتحدث عن هوية العلامة التجارية أو الهوية الفردية. يمكن أن تحتوي رؤوس الرسائل على اسمك ومنصبك ومؤهلاتك وحتى صورة، مما يعني أن المتلقي يعرف بالفعل من أنت قبل أن يبدأ حتى في قراءة رسالتك.
• تبدو ورقة مروسة أكثر مصداقية: تبدو رؤوس الرسائل أكثر احترافية وجدارة بالثقة وموثوقية من المستند الأبيض العادي.
• تروج ورقة مروسة للعلامة التجارية: في بيئة أكثر مؤسسية، تؤكد رؤوس الرسائل التي تحمل شعار الشركة والخطوط ونظام الألوان على العلامة التجارية.
  إنها تجعل رسالتك أكثر قابلية للتحديد: ستبرز رسالتك ذات الرأسية من بين الحشود عندما يتصفح شخص ما كومة كبيرة من البريد.

كيفية استخدام قالب Word لإنشاء ورقة مروسة

يحتوي Word على العديد من القوالب التي يمكنك الاختيار من بينها لإنشاء ترويسة خطابك، ومن الأفضل أن تبدأ بمستند Word جديد. على الرغم من أنه يمكنك تطبيق قالب على مستند موجود من خلال ملف > خيارات > الوظائف الإضافية > قوالب، إلا أن هذا لا يعمل بالضبط كما تأمل.

بمجرد فتح Word، انقر فوق “جديد”، ثم اكتب حرف أو ترويسة خطاب في مربع البحث.

النقر مرة واحدة على إحدى النتائج سيظهر لك نسخة مكبرة (ويمكنك بعد ذلك النقر فوق “إنشاء” إذا كنت راضيًا)، بينما النقر المزدوج سيؤدي إلى تنزيل القالب وإنشائه لك على الفور.

سيتم تحميل القالب بعد ذلك، وجاهزًا لتعديله حسب الحاجة.

فوائد استخدام قالب ورقة مروسة

• نظرًا لأنها جاهزة، ولا تحتاج إلا إلى إضافة بضع لمسات شخصية، فإن قوالب ورق الرسائل في Word توفر الوقت حقًا.
• تم تصميم معظم قوالب ورق الرسائل في Word بشكل جيد وتبدو رائعة.
• هناك مجموعة كبيرة من القوالب المتاحة، تتراوح من الاحترافية للغاية إلى غير الرسمية.

عيوب استخدام قالب ورق الرسائل

• إذا كنت تكافح من أجل العثور على قالب يتماشى تمامًا مع مُثُلك، فمن المحتمل أن تقضي وقتًا طويلاً في تعديله كما تقضيه في إنشاء قالب من الصفر.
• تستخدم قوالب خطابات Word مربعات نصية وعلامات نائبة وأشكال وجداول وخطوط مختلفة وأحجام خطوط مختلفة، وهي ليست دائمًا الأسهل في الخلط وإعادة التنسيق.
• تتضمن معظم قوالب Word عناصر أخرى، مثل تصميم التذييل، ولافتة ملونة على كل صفحة، وأشكال عشوائية في أماكن عشوائية، لذا يجدر بك أن تضع هذه العناصر في الاعتبار إذا كنت ترغب في إضافة رأسية رسالة فقط.
• على الرغم من أن الاحتمالات ضئيلة، فقد يتعرف الشخص الذي يقرأ رسالتك على تصميمك باعتباره قالب Word، مما قد يقلل من مصداقيتك على الفور.

كيفية إنشاء ورقة مروسة من الصفر

ستوضع رأسية الرسالة في رأس الصفحة الأولى، لذا قبل أن تبدأ في تصميم المحتوى الخاص بك، تأكد من إعداد صفحتك بشكل صحيح.

أولاً، انقر نقرًا مزدوجًا في أي مكان في قسم الرأس أعلى الصفحة 1، وحدد “صفحة أولى مختلفة” في علامة التبويب “رأس وتذييل” على الشريط. سيضمن هذا أن رأسية الرسالة الخاصة بك موجودة في الصفحة الأولى فقط.

بعد ذلك، تحتاج إلى ضبط الهوامش، بحيث يمكنك استخدام العرض الكامل للصفحة. مع استمرار تنشيط الرأس، اسحب علامات التبويب الأفقية على المسطرة إلى جانبي الصفحة، وحرك الحد العلوي لأعلى. إذا لم تتمكن من رؤية المسطرة، فحدد “المسطرة” في علامة التبويب “عرض”.

ملاحظة
لن يؤثر تعديل الهوامش في العنوان على هوامش النص الرئيسي لرسالتك. ومن الجدير بالذكر أيضًا أنك قد تفقد بضعة ملليمترات من أعلى وجوانب المستند عند طباعته، لذا تأكد من عدم وجود أي تفاصيل مهمة بالقرب من الحافة.

بعد ذلك، تحتاج إلى تحديد ما إذا كنت ستنشئ عنوانك وتنسقه باستخدام جدول أو مربعات نصية وأشكال.

في هذا المثال، قمت بإدراج جدول بثلاثة أعمدة – عمود واحد للشعار، وعمود واحد لتفاصيل جهة الاتصال، وعمود واحد للاسم والموضع. ثم قمت بملء الخلايا الوسطى واليمنى بالألوان، وتغيير أحجام النص ومحاذاته، وضبط تنسيق حدود الجدول. الجداول مثالية إذا كنت تريد تقسيم عنوان الرسالة إلى أقسام مختلفة، ولا بأس أن تكون الخطوط العريضة مستطيلة ومربعة.

بالنسبة لهذا المثال التالي، قمت بالبحث في صور Word عن wavy (عبر Insert > Pictures > Stock Images)، وقمت بقص الخيار المفضل لدي ليتناسب بشكل جيد مع العنوان. ثم استخدمت مربعات نصية بمحاذاة مختلفة لإضافة النص في الأعلى. هذا النهج مثالي إذا كنت تريد خلفية رائعة خلف النص، ولكن هذه التصميمات قد لا تعمل بشكل جيد إذا كنت تريد إضافة صورة إضافية، مثل صورتك أو شعار شركتك.

نصيحة
لضمان عمل مربعات النص بالشكل المطلوب، انقر بزر الماوس الأيمن فوق حافة مربع النص، ثم مرر الماوس فوق “Wrap Text” (التفاف النص)، وانقر فوق “In front Of Text” (أمام النص).

فوائد إنشاء ورقة مروسة الخاص بك

• إذا كنت تستطيع أن تتعرف على الطرق المختلفة لتنسيق النصوص والجداول والصور في برنامج Word (وإذا كنت تتمتع بقدر لا بأس به من الصبر!)، فإن إنشاء ورق الرسائل من الصفر يمنحك المرونة والقدرة على التكيف.
• إنها طريقة جيدة لإطلاق العنان لإبداعك ومعرفة ما يمكنك التوصل إليه!
• إن ورق الرسائل المصنوع منزليًا أسهل في التنسيق من الورق القالب. لقد قمت بإنشاء ورق الرسائل، لذا فهناك فرصة جيدة لأنك تعرف كيفية تغييره.

عيوب إنشاء ورق الرسائل الخاص بك

• إن إنشاء تصميم من الصفر يستغرق عادةً وقتًا أطول من استخدام قالب.
• اللوحات الفارغة ليست للجميع! إذا لم تكن أفكارك الإبداعية تتدفق، فربما تكون فكرة أفضل استخدام قالب.

كيفية حفظ ورقة مروسة الخاص بك كقالب

سواء كنت قد استخدمت قالبًا أو قمت بإنشاء ورق الرسائل الخاص بك، فبمجرد رضاك ​​عن شكله، يمكنك حفظه كقالب حتى تتمكن من إعادة استخدامه في الرسائل المستقبلية.

اضغط على F12 لفتح مربع الحوار “حفظ باسم”، حيث يجب عليك إعطاء ورقة الرسالة اسم ملف مناسب، ثم اختر “قالب Word” من القائمة المنسدلة “نوع الحفظ باسم”. ثم انقر فوق “موافق”.

عندما تكون مستعدًا لبدء رسالة جديدة، افتح Word وانقر على “جديد” وانتقل إلى علامة التبويب “شخصي”. هناك، سترى كل القوالب التي أنشأتها وحفظتها.

بمجرد النقر مرة واحدة على قالب لتحديده، سيفتح Word مستندًا جديدًا غير محفوظ، مع جاهزية ترويسة الخطاب الخاصة بك. أول شيء عليك فعله هو تسمية خطابك الجديد وحفظه كمستند Word قياسي في مكان مناسب على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد ذلك، يمكنك البدء في كتابة خطابك المعروض بشكل جيد!

إذا وجدت أن خطابك يمتد على عدد كبير جدًا من الصفحات، فراجع نصائحنا للتعامل مع مستندات Word الطويلة. أثناء وجودك هناك، استكشف الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تنسيق بقية مستند Word الخاص بك، بحيث يتطابق مع ترويسة الخطاب عالية الجودة الخاصة بك.