طرق فعّالة لتحسين كتابتك باستخدام Microsoft Word

قد تواجه صعوبة في الكتابة والتركيز، خاصة عندما تتراكم المهام. لحسن الحظ، Microsoft Word يقدم مجموعة من الأدوات المساعدة التي يمكن أن تجعل عملية الكتابة أسهل وأكثر سلاسة. من أدوات التدقيق اللغوي إلى الاقتراحات التلقائية، ستتعرف في هذه المقالة على كيفية استخدام ميزات Word لتحسين إنتاجيتك وتجاوز العقبات التي تعيق كتابتك.

كان التحديق في الشاشة لمدة نصف ساعة والنجاح في كتابة سطر واحد فقط أمرًا محبطًا. بعد سنوات من الكتابة، وجدت بعض الطرق لتجاوز هذا الحاجز غير المرئي عند الكتابة في Microsoft Word. فيما يلي بعض النصائح للتغلب على انسداد الكاتب عندما لا تأتي الكلمات بسهولة.

1. تساعدني القوالب المخصصة في التنقل عبر الأقسام

غالبًا ما يبدأ انسداد الكاتب بالتحديق في شاشة فارغة. إحدى الطرق التي أتغلب بها على هذا هي استخدام القوالب. على سبيل المثال، لدي قالب مقسم إلى أقسام للمقدمات والعناوين والعناوين الفرعية والاستنتاجات. قبل البدء في كتابة مقال، أستخدم مخططي لملء العناوين والعناوين الفرعية، مما يمنحني فكرة واضحة عما يجب كتابته.

يتيح لي هذا التنقل بين الأقسام إذا تعثرت في أحدها. يتيح لي كسر الترتيب المعتاد ومعالجة المحتوى بحرية أكبر. لإنشاء قالب في Microsoft Word، افتح مستندًا وأضف الأقسام التي تحتاجها، مثل “العنوان رقم 1” أو “العنوان الفرعي رقم 3″. ثم، اضبط التنسيق والأسلوب حسب رغبتك.

ثم انقر فوق ملف > حفظ باسم، واختر المكان الذي تريد حفظ القالب فيه، وحدد قالب Word (*.dotx) في القائمة المنسدلة “حفظ بنوع”، وانقر فوق “حفظ”. لاستخدام القالب، افتح Word، وانتقل إلى ملف > جديد، واختر “شخصي” أو “مخصص”، وحدد القالب. الآن، لن تضطر إلى مواجهة شاشة فارغة بعد الآن.

2. يساعدني وضع التركيز في Word على التخلص من عوامل التشتيت

عندما يشتد عجز الكاتب عن الكتابة، تتسلل عوامل التشتيت وتزيد الأمور سوءًا. وهنا ألجأ إلى وضع التركيز في Microsoft Word لاستعادة تدفق الكتابة. تعمل هذه الميزة على إزالة جميع عوامل التشتيت التي تظهر على الشاشة—مثل أشرطة الأدوات والإشعارات والتطبيقات المفتوحة الأخرى—لمساعدتي على التركيز بالكامل على كتابتي.

مع وجود المستند أمامي فقط، يمكنني توجيه أفكاري دون أن تغريني رسائل البريد الإلكتروني أو الدردشات أو تصفح الويب. لتمكين وضع التركيز في Microsoft Word، افتح المستند، وانتقل إلى علامة التبويب “عرض”، وانقر فوق “التركيز”. يؤدي هذا إلى توسيع المستند إلى ملء الشاشة، وإخفاء أي عوامل تشتيت.

في حين يساعدني وضع التركيز على التركيز، إلا أنني أحتاج إلى الخروج منه عندما أحتاج إلى البحث أو أداء مهام أخرى. للقيام بذلك، حرك المؤشر إلى الأعلى وانقر فوق “إغلاق التركيز”.

3. يعمل Copilot كمساعد لي في الكتابة

لقد كنت أستخدم Microsoft Copilot في Microsoft Word منذ أن أصبح متاحًا، وكان أداة رائعة للتغلب على مشكلة عدم القدرة على الكتابة. فهو يساعد في البحث الذي أؤجله ويقدم اقتراحات وأفكارًا ذات صلة عندما أتعثر. عندما أواجه صعوبة في العثور على الكلمات المناسبة، أطلب ببساطة من Copilot إنشاء مرادفات، مما يسمح لي بالحفاظ على الزخم.

إذا لم تكن العبارة تبدو صحيحة تمامًا، فيمكنني بسهولة أن أطلب من Copilot إعادة صياغتها من الصفر. كما يسمح لي بتعديل نبرة نصي، ويساعد في اكتشاف الأخطاء النحوية وإصلاحها، والتقاط الأخطاء المطبعية، ويضمن أن كتابتي تنقل الرسالة المقصودة. إن معرفتي بإمكانية تحسين مسودتي لاحقًا إذا لم أتقنها في المرة الأولى يمنحني الحرية في الكتابة دون التفكير كثيرًا.

على عكس ميزات Microsoft Word الأخرى، ستحتاج إلى اشتراك Copilot للوصول إلى هذه الأداة القوية.

4. الإملاء مفيد عندما لا يكون الكتابة خيارًا

عندما أواجه صعوبة في وضع أفكاري في كلمات، أستخدم ميزة الإملاء وأبدأ في التحدث بصوت عالٍ لتسجيل أفكاري. يتيح لي التركيز فقط على التعبير عن أفكاري شفهيًا تسجيل أفكاري دون القلق بشأن القواعد أو البنية. ثم أعود لتنقيحها من خلال الكتابة بمجرد تخفيف الانسداد الذهني.

لاستخدام الإملاء في Microsoft Word، انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” وانقر فوق الزر “إملاء” (أيقونة الميكروفون). ابدأ في التحدث، وسيقوم Word بتحويل كلامك إلى نص.

يمكنك أيضًا استخدام الأوامر الصوتية لإضافة علامات الترقيم والانتقال إلى سطر جديد والمزيد. بمجرد التغلب على مشكلة عدم القدرة على الكتابة، يمكنك ضبط النص حسب الحاجة.

5. البحث الذكي يسمح لي بإجراء البحث دون مغادرة Microsoft Word

كان التبديل المستمر بين Word ومتصفح الويب الخاص بي يتسبب في تشتيت تركيزي وتفاقم مشكلة عدم القدرة على الكتابة، حيث كان علي إجراء بحث أثناء الكتابة. باستخدام ميزة البحث الذكي، يمكنني البحث عن التعريفات والحقائق والصور وإجراء بحث عام دون مغادرة المستند. من خلال البقاء داخل Word، أمنع الوقوع في حلقة التسويف.

لاستخدام البحث الذكي، قم بتمييز الكلمة أو العبارة التي تريد البحث عنها، وانقر بزر الماوس الأيمن، وحدد “البحث الذكي”. يمكنك تشغيله عن طريق إدخال المصطلح في شريط البحث. سيظهر شريط جانبي يحتوي على الوسائط ونتائج البحث على الويب ومعلومات مفيدة أخرى على الجانب الأيمن من المستند.

يمكنك بعد ذلك مسح النتائج وجمع التفاصيل ذات الصلة ودمجها بسلاسة في كتابتك.

6. أحجز الوقت باستخدام ميزة عدد الكلمات في Word

لا أحاول أبدًا كتابة مقال كامل من 1000 كلمة في جلسة واحدة. بدلاً من ذلك، أقسم إجمالي عدد الكلمات إلى خمسة أقسام أصغر وأضع هدفًا زمنيًا محددًا لكل منها. أثناء الكتابة، أراقب عدد الكلمات في الزاوية اليمنى السفلية من النافذة، بهدف الوصول إلى هدفي في الإطار الزمني المحدد.

يساعدني التركيز على هذه المعالم القابلة للإدارة على تجنب الشعور بالإرهاق من القطعة بأكملها. بعد الوصول إلى معلم، آخذ استراحة قصيرة لتصفية ذهني. إن تحقيق هذا الهدف الأول يحفزني على معالجة الهدف التالي. يسمح لي هذا النهج التدريجي بإكمال المقالة دون السماح لانسداد الكاتب بإبطائي أو إهدار الوقت.

7. أسمح لشخص ما بمراقبة تقدمي أثناء الكتابة

على الرغم من أن هذا ليس عمليًا دائمًا، فإن إحدى أكثر الطرق فعالية للتغلب على مشكلة عدم القدرة على الكتابة هي أن أطلب من أخي أو شخص آخر أن يتابع تقدمي أثناء العمل. إن معرفة أن شخصًا ما يراقب كتابتي يجعلني مسؤولاً. فأظهر له إنجازاتي، مما يحفزني على تحقيق أهدافي في الوقت المحدد.

لكي يراقب شخص ما تقدمك، ابدأ العمل على مستندك في Microsoft Word. انقر فوق الزر “مشاركة” في الزاوية اليمنى العليا، وأدخل عنوان البريد الإلكتروني للشخص، واضبط إذنه على العرض فقط – وهذا يضمن عدم قيامه عن طريق الخطأ بتحرير مستندك وتعطيل تنسيقه.

8. أسمح لسجل الإصدارات بتحفيزي

يساعدني سجل الإصدارات، وهي ميزة تتبع جميع الإصدارات السابقة من مستندي في Microsoft Word، على التغلب على مشكلة عدم القدرة على الكتابة بطريقتين. أولاً، عندما أواجه صعوبة في صياغة أفكاري بالكلمات، أعود إلى الإصدارات السابقة من مستندي. إن رؤية مدى تقدمي يحفزني على المضي قدمًا في المراحل الصعبة من الكتابة.

ثانيًا، يمكنني دائمًا الرجوع إلى إصدار سابق إذا أفسدت مسودتي الحالية. وهذا يسمح لي بتجربة أفكار جديدة دون خوف من فقدان أفكاري الأصلية. للوصول إلى الإصدارات السابقة، انقر فوق علامة التبويب “ملف”، وحدد “معلومات”، ثم انقر فوق “سجل الإصدارات“. ومن هناك، يمكنني عرض الإصدارات السابقة، مما يعزز ثقتي.

هذه مجرد بعض الميزات التي تساعدني في التغلب على مشكلة عدم القدرة على الكتابة، والتي قد تؤدي إلى استنزاف الوقت والإنتاجية. إذا لم تجرب استخدام هذه الأدوات كما وصفتها ووجدت نفسك تحدق في شاشة فارغة لساعات، فأنا أوصي بشدة بتجربتها. ستساعدك على الكتابة بسلاسة أكبر وإنهاء عملك بشكل أسرع.

باستخدام الأدوات والميزات المتقدمة في Microsoft Word، يمكنك تحسين قدراتك على الكتابة والتغلب على أي صعوبات تواجهك. سواء كنت تسعى لتحسين تنظيم النصوص أو ترغب في التخلص من الأخطاء الإملائية، يقدم Word الحلول المناسبة لتسهيل الكتابة وزيادة الإنتاجية.