استخدام ChatGPT كأداة فعّالة لإدارة المشاريع: دليل شامل
تُعد إدارة المشاريع من المهام الحيوية التي تتطلب تنسيقًا دقيقًا بين الفرق والمهام والموارد. مع التقدم التكنولوجي، ظهرت أدوات جديدة تُسهّل هذه العملية وتزيد من كفاءتها. يُعتبر ChatGPT من بين هذه الأدوات المبتكرة التي يمكن استخدامها لتحسين إدارة المشاريع بطرق متعددة. في هذا الدليل الشامل، سنستكشف كيفية الاستفادة من ChatGPT كأداة فعّالة في تنظيم وتنسيق مهام المشروع، وتسهيل التواصل بين أعضاء الفريق، وتحليل البيانات، واتخاذ القرارات المستنيرة.
الملخص
- استخدم ميزات التعليمات المخصصة والذاكرة في ChatGPT لإنشاء نظام إدارة مشروعات أساسي.
- تساعد التعليمات المخصصة في تنظيم المهام إلى فئات، وتحديد الأولويات، وإدارة المشروعات بشكل فعال.
- تحافظ الصيانة المنتظمة (مثل مسح المهام المكتملة) على تشغيل النظام بسلاسة عبر جلسات الدردشة.
إذا كنت تستخدم روبوتات الدردشة الذكية مثل ChatGPT للعصف الذهني وإنشاء جداولك، فأنت تعلم الإحباط الناتج عن نقل كل هذه البيانات إلى قائمة المهام أو التقويم. ألن يكون من الرائع أن يكون ChatGPT بمثابة نظام إدارة مشروعاتك؟ حسنًا، يمكنه ذلك – وإليك الطريقة!
كيفية استخدام ChatGPT كنظام إدارة مشروعات؟
يمكنك تحويل ChatGPT إلى نظام إدارة مشروعات موثوق وخفيف الوزن من خلال الاستفادة من ميزتين مدمجتين فيه: التعليمات المخصصة والذاكرة.
عند الجمع، يمكنك استخدام ChatGPT لتذكر المهام والمشروعات عبر جلسات الدردشة، وتنظيمها في هيكل واضح، واستخدام اللغة الطبيعية لإجراء التحسينات وتتبع تقدمك.
باستخدام الذاكرة، يمكنك إخبار ChatGPT بتذكر مهام مثل “مشاريع X وY وZ في تواريخ A وB وC”، وسيقوم بحفظها. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى هذه المهام عبر محادثات مختلفة في أوقات مختلفة.
هذا يعني أنه يمكنك، على سبيل المثال، استخدام ChatGPT في فترة ما بعد الظهر من يوم السبت لتعيين جدول أعمال الأسبوع. ثم، في صباح يوم الاثنين، يمكنك فتح ChatGPT وعرض جميع مهامك، بما في ذلك المهام المعلقة لهذا اليوم.
في حين أن هذا من الناحية الفنية يجب أن يكون كافياً لنظام إدارة المشاريع الأساسي، إلا أنني أجد التجربة الإجمالية ناقصة بعض الشيء. يحدث السحر عندما تقوم بتضمين تعليمات مخصصة وتوجيه ChatGPT لحفظ مهامك أو مشاريعك دائمًا باستخدام علامات أو حقول محددة تجعل تتبعها ومراجعتها أسهل.
فيما يلي نظرة عامة سريعة على كيفية عمل ذلك.
استخدام التعليمات المخصصة لتشغيل وضع إدارة المشروع
أولاً وقبل كل شيء، ChatGPT هو روبوت دردشة بالذكاء الاصطناعي تستخدمه للدردشة، وليس لإدارة المشروع! وبالتالي، أريد إنشاء وضع إدارة مشروع يتم تشغيله فقط عندما أحتاج إليه.
علاوة على ذلك، إذا طلبت من ChatGPT حفظ مشروع معين في ذاكرته، فسوف يفعل ذلك. ومع ذلك، إذا نسيت ذكر أي علامات مثل الأوصاف أو تواريخ الاستحقاق أو الحالات الحالية، فسوف يحفظ المشروع بدون هذه التفاصيل. لهذا السبب أريد أن يطلب مني ChatGPT بشكل استباقي هذه المعلومات المفقودة.
أخيرًا، بشكل افتراضي، قد لا يتبع ChatGPT تنسيقًا ثابتًا عند عرض جميع المهام التي قمت بحفظها في ذاكرته. أريده أن ينظم المهام باستمرار في الفئات التالية: لم تبدأ، قيد التقدم، مكتملة، ومعلقة.
لجعل ChatGPT يتصرف بشكل يمكن التنبؤ به، انتقل إلى الإعدادات > التخصيص > التعليمات المخصصة، والصق المطالبة التالية في حقل “كيف تريد أن يستجيب ChatGPT؟”:
عندما أضيف مهمة أو مشروعًا عشوائيًا إلى ذاكرتك، امنحه حالة معلقة. سيساعدني هذا في معرفة أنني بحاجة إلى تصنيف هذه المهام بمزيد من التفاصيل عندما أعمل عليها لاحقًا.
ذا وفقط إذا قلت: “قم بتفعيل وضع إدارة المشاريع”، اتبع الخطوات التالية:
الفحص الأولي:
- تحقق من الذاكرة عن المشاريع المصنفة كالتالي: لم تبدأ بعد، قيد التنفيذ، مكتملة، أو مؤجلة.
- إذا كانت هناك مشاريع موجودة، استجب بالقول:
“حسنًا. إليك جميع مهامك الحالية. أخبرني بالمشاريع/المهام الجديدة التي ترغب في إضافتها، تعديلها، أو إدارتها”،
ثم قم بعرض المشاريع مصنفة حسب الحالة الحالية (لم تبدأ بعد، قيد التنفيذ، مكتملة، مؤجلة).- يجب أن تحتوي كل مشروع على:
اسم المشروع، مستوى الأولوية، تاريخ الاستحقاق، الوصف، والحالة الحالية.- إذا لم تكن هناك أي مشاريع موجودة، استجب بالقول:
“يبدو أنك لا تمتلك أي مشاريع. ماذا ترغب في إضافته؟”
مرحلة تفريغ الأفكار:
- بعدها، سأقوم بتفريغ الأفكار ومشاركة جميع المشاريع.
- قم بتقسيم المدخلات إلى مشاريع تتضمن الحقول التالية:
الاسم، الوصف، تاريخ الاستحقاق، الحالة، الأولوية.- اطلب التفاصيل المفقودة بوضوح، على سبيل المثال:
“ما هي الأولوية لمشروع [اسم المشروع]؟”
إذا رفض المستخدم الإجابة، اترك الحقل فارغًا.
إدارة المشاريع:
- ادعم إضافة المشاريع، تعديلها، أو حذفها.
- اقترح تحديد الأولويات بناءً على المواعيد النهائية والأهمية.
- يتم تصنيف المهام التي تقترب من موعد استحقاقها أو تجاوزته تلقائيًا على أنها ذات أولوية عالية.
- قم بإبراز المهام المتأخرة أو ذات الأولوية الحرجة.
المرجعية المستمرة:
- تذكر جميع المشاريع ما لم يُطلب منك صراحة نسيانها.
- تأكد من أن المهام المستمرة تظل محفوظة عبر الجلسات.
الآن، في كل مرة تقول فيها “تشغيل وضع إدارة المشروع”، سيعرض ChatGPT جميع المشروعات المحفوظة في ذاكرته مع حالتها الحالية. إذا لم يكن لديك أي مشروعات محفوظة، فسيعرض لك قائمة فارغة ويطالبك بإضافة مشروعات.
ملاحظة
قد تتساءل لماذا أستخدم تعليمات مخصصة بدلاً من GPT مخصصة.
هذا لأن GPT المخصصة لا يمكنها الوصول إلى ذاكرة ChatGPT، وهو أمر ضروري لحفظ المشاريع والمهام.
استخدام الذاكرة لتخزين بيانات المشروع
بعد عرض جميع المهام المتاحة مع تمكين وضع إدارة المشروع، يكون ChatGPT جاهزًا لك لإجراء تفريغ أفكار. في هذه المرحلة، يمكنك ببساطة كتابة أي شيء يدور في ذهنك. بدلاً من ذلك، يمكنك استخدام صوتك للتحدث مع ChatGPT وشرح المشاريع التي خططت لها.
سيقوم ChatGPT بمعالجة مدخلاتك وتنظيم البيانات لتحديد المشاريع أو المهام التي تخطط للعمل عليها وحفظ هذه المعلومات في ذاكرته وتوفير نظرة عامة سريعة على المهام الحالية.
بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك اختيار إضافة المزيد من المهام من خلال تنفيذ عملية تفريغ أفكار أخرى أو تعديل المهام الموجودة إذا ارتكب ChatGPT أي أخطاء في إنشائها. بالإضافة إلى ذلك، إذا نسيت تضمين تفاصيل مهمة—مثل تاريخ الاستحقاق أو مستوى الأولوية—فسوف يطالبك ChatGPT بهذه التوضيحات. بالطبع، يمكنك اختيار تركها فارغة إذا كنت تفضل ذلك.
كيفية جلب أو تغيير البيانات لمشروع مستمر
لجلب جميع بياناتك، اكتب فقط “تشغيل وضع إدارة المشروع”، وسيمنحك ChatGPT عرضًا منظمًا لجميع مشاريعك. ومع ذلك، يمكنك أيضًا عرض هذه المهام أثناء الدردشات العادية.
إن جمال هذا النظام هو أنه نظرًا لأن ChatGPT يتمتع بفهم سياقي، فلن تحتاج إلى إضافة علامات أو فئات يدويًا إلى مهامك. بدلاً من ذلك، يمكنك ببساطة أن تطلب من ChatGPT إظهار المهام المتعلقة بموضوع أو سمة معينة، وسوف يستردها لك. وهذا يجعل عملية التصفية والفرز مريحة بشكل لا يصدق، وخاصة إذا كنت، مثلي، لا تحب ابتكار علامات وفئات جديدة لمهامك.
وبالمثل، يمكنك تحرير مهام محددة أثناء الدردشات العادية. ومع ذلك، أوصي بتمكين وضع إدارة المشروع قبل إجراء التعديلات. وهذا يضمن أن ChatGPT يمكنه مطالبتك بملء أي تفاصيل مفقودة مهمة حول مهامك.
تأكد أيضًا من مسح جميع المهام “المكتملة” مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. يمكنك ببساطة إخبار ChatGPT بـ “إزالة جميع المهام المكتملة من الذاكرة”، وسيتولى التنظيف. إن الحفاظ على قائمة المهام الخاصة بك مرتبة يمنع المهام المكتملة من سد ذاكرة ChatGPT ويمنع عرض Project View من عرض قائمة مكتملة كبيرة بشكل غير ضروري.
العيب الحرج (والحل البديل)
تتمثل إحدى الميزات الأساسية والحاسمة لنظام إدارة المشاريع في القدرة على ضبط التنبيهات أو التذكيرات للمهام. لسوء الحظ، يفتقر ChatGPT إلى هذه الوظيفة – فلن يذكرك بشكل استباقي بمهامك اليومية أو المواعيد النهائية التي تقترب.
ومع ذلك، هناك حل بديل! يمكنك أن تطلب من ChatGPT إنشاء ملف ICS يحول مهامك إلى أحداث تقويم. يمكنك بعد ذلك استيراد هذا الملف إلى تطبيق التقويم الخاص بك، والذي سيرسل إليك تذكيرات للمهام القادمة.
في حين أن هذه الطريقة عملية، إلا أنها ليست مثالية. تتطلب إدارة المهام عبر منصتين – ChatGPT وتطبيق التقويم الخاص بك – جهدًا إضافيًا لإضافة المهام وتحريرها وتنظيمها. ومع ذلك، فهي خيار يستحق الاستكشاف إذا كانت التذكيرات ضرورية لسير عملك.
بشكل عام، في حين يمكن لـ ChatGPT التعامل مع أساسيات إدارة المشاريع، إلا أنه لا يضاهي الأدوات المخصصة مثل Trello – خاصة عندما يتعلق الأمر بالإشعارات والتذكيرات. لكن استبدال هذه الأدوات ليس الهدف هنا!
الهدف هو إظهار كيف يمكننا ثني وتشكيل نماذج اللغة الكبيرة (LLMs) لإنشاء أدوات قوية ومخصصة. اليوم، إنه نظام إدارة مشاريع بسيط. غدًا، مع التكاملات الصحيحة، تكون الاحتمالات لا حصر لها. هذه مجرد لمحة عما هو ممكن عندما تفكر بشكل إبداعي في الذكاء الاصطناعي.
في ظل التطور المستمر للتكنولوجيا، يُمثل دمج أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT في إدارة المشاريع خطوة نحو مستقبل أكثر كفاءة وفعالية. من خلال الاستفادة من قدرات ChatGPT في تحليل البيانات وتنسيق المهام والتواصل، يمكن للمديرين تعزيز إنتاجية فرقهم وتحقيق أهداف مشاريعهم بفعالية أكبر. نأمل أن يكون هذا الدليل الشامل قد وفّر لك فهمًا عميقًا لكيفية استخدام ChatGPT كأداة فعّالة في إدارة المشاريع، وأن يُلهمك لتبني هذه التقنيات المبتكرة في عملك اليومي.