أخطاء شائعة في Gmail قد تعرض وظيفتك للخطر وكيف تتجنبها

التعامل مع البريد الإلكتروني بحرفية أمر حاسم للحفاظ على سمعتك المهنية وضمان استمرارية عملك. استخدام Gmail بطرق غير صحيحة قد يؤدي إلى ارتكاب أخطاء تُسبب مشكلات خطيرة مثل تسريب المعلومات، أو سوء فهم البريد المرسل. بعض هذه الأخطاء قد تكون بسيطة ولكن نتائجها قد تكون كبيرة، وقد تهدد وظيفتك دون أن تدرك ذلك. في هذا المقال، سنستعرض أبرز الأخطاء التي يقع فيها الكثيرون أثناء استخدام Gmail، مع نصائح عملية لتجنبها والحفاظ على احترافية مراسلاتك.

سواء كنت تستخدم البريد الإلكتروني كثيرًا في حياتك الشخصية، أو إذا كانت أول تجربة لك مع البريد الإلكتروني في مكان العمل، فأنت بحاجة إلى توخي الحذر بشكل خاص مع هذا التنسيق الأساسي للاتصال عبر الويب، وإلا فقد تجد نفسك في ورطة!

إرسال ملفات حساسة بدون تشفير

البريد الإلكتروني، في أبسط صوره، لا يحتوي على تشفير. لذا، فإن أي شخص يعترض بيانات بريد إلكتروني أثناء مروره عبر سلسلة الأنابيب التي تشكل الشبكة يمكن قراءتها كملف نص عادي. يجب تشفير خدمات البريد الإلكتروني الحديثة في الغالب، وهذه مسؤولية صاحب العمل، ولكن حتى مع ذلك، من الجيد تشفير مرفقات الملفات يدويًا في رسائل البريد الإلكتروني إذا كانت تحتوي على معلومات حساسة أو سرية.

هذا عادة ليس أصعب من وضع جميع الملفات في أرشيف ZIP مشفر، وهو أمر سهل القيام به باستخدام تطبيقات مثل WinZip. يمكنك بعد ذلك إرسال كلمة مرور ZIP إلى المستلم من خلال قناة مختلفة، مثل مكالمة هاتفية، أو قد يكون لديك كلمة مرور اتفقت عليها قبل إرسال البريد.

النقر فوق “الرد على الكل” في بريد إلكتروني جماعي

عندما تتلقى بريدًا إلكترونيًا كجزء من إعلان على مستوى الشركة، أو ترى عددًا كبيرًا من عناوين البريد الإلكتروني في حقل “نسخة كربونية” في البريد الذي تلقيته، فأنت تريد أن تكون حذرًا للغاية إذا كنت ترغب في الرد. إذا ضغطت على زر “الرد على الكل”، فسوف تقوم بنسخ كل شخص في القائمة.

لا يزعج هذا كل هؤلاء الأشخاص فحسب، بل يمكن أن يولد أيضًا قدرًا هائلاً من حركة المرور على خادم البريد الإلكتروني الخاص بك، خاصةً إذا قام أكثر من بضعة أشخاص بنفس الشيء. من الأفضل ببساطة إنشاء بريد إلكتروني جديد موجه مباشرة إلى الشخص أو الأشخاص الذين تريد التحدث معهم.

إن عدم وجود هذا الشكل الأساسي من آداب البريد الإلكتروني لن يعطي صاحب العمل الجديد أفضل انطباع عنك، لذا فكر مرتين قبل الضغط على هذا الزر!

نسيان أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك ليست خاصة

افترض دائمًا أن أي اتصال تقوم به باستخدام جهاز الشركة أو تطبيق الشركة أو حسابها يتم تسجيله وتخزينه ويمكن سحبه ومراجعته في أي وقت.

كلنا نمر بأيام سيئة، ولكن آخر شيء يجب عليك فعله هو التنفيس أو قول أشياء غير لائقة في بريد إلكتروني للشركة. حتى لو كنت تعتقد أنه بينك وبين زميل آخر فقط.

أفضل شيء يمكنك فعله هو التحدث مع هذا الشخص على انفراد، أو استخدام جهازك وتطبيق المراسلة المشفرة من البداية إلى النهاية الخاص بك. حتى في هذه الحالة، فإن المحادثة الخاصة الوحيدة حقًا هي المحادثة التي تجريها مع نفسك، حيث يمكن للشخص الذي تتحدث معه بسهولة التقاط لقطة شاشة لمحادثتك لاستخدامها ضدك لاحقًا.

عدم استخدام وظيفة BCC

هناك نوعان من وظيفة CC، والنوع الذي يجب عليك استخدامه في معظم الأحيان هو Bcc (نسخة كربونية مخفية). تتيح لك وظيفة Bcc إرسال بريد إلكتروني واحد إلى عدة أشخاص، دون السماح للمستلمين برؤية الأشخاص الآخرين في القائمة. ما لم يكن الأشخاص الموجودون في القائمة يعرفون بعضهم البعض بالفعل، وتريد محادثة عامة بين عدد قليل من أعضاء الفريق، فمن الأفضل عادةً استخدام نسخة مخفية.

إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا جماعيًا إلى العملاء أو الزبائن، فيجب عليك بالتأكيد استخدام نسخة مخفية من البريد الإلكتروني، وإلا فإنك تخاطر بإنشاء خرق خطير للخصوصية يمكن أن يوقعك في الكثير من المتاعب.

من السهل القيام بذلك أيضًا. في Gmail، على سبيل المثال، عليك فقط النقر فوق الزر الصغير “نسخة مخفية”، ويعمل الأمر نفسه في أحدث إصدار من Microsoft Outlook.

من الأفضل بكثير استخدام نسخة مخفية عن طريق الخطأ بدلاً من نسخة عادية، لذا فقد تم تحذيرك!

استخدام بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض شخصية

لديك بريدك الإلكتروني الخاص، لذا لا تستخدم بريدك الإلكتروني الخاص بالشركة لأغراض شخصية مثل التواصل مع طبيبك أو محاميك أو أصدقائك أو التسجيل للحصول على حسابات عبر الإنترنت. لن يكون الأمر مزعجًا فقط عند تغيير وظيفتك، بل إنك تستخدم موارد الشركة للاستخدام الشخصي – وهو أمر غير مقبول عمومًا! أيضًا، مرة أخرى، رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشركتك ليست خاصة!

تجاهل الحروف الصغيرة القانونية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل

ربما لاحظت وجود بعض الحروف الصغيرة في أسفل كل بريد إلكتروني ترسله من حساب شركتك. هذه هي السياسة القانونية للشركة فيما يتعلق برسائل البريد الإلكتروني، والتي يجب عليك الالتزام بها، كما توضح أن محتوى البريد الإلكتروني هو ملكية الشركة.

قد يكون لكل شركة قواعد مختلفة قليلاً هنا، ولكن في كلتا الحالتين، يجب أن تأخذ الوقت الكافي لقراءة ما تقوله الحروف الصغيرة بعناية. والأهم من ذلك، يجب أن تأخذ بضع دقائق لقراءة وثيقة سياسة البريد الإلكتروني الخاصة بالشركة، لأنه إذا لم تفعل ذلك فقد تنتهك هذه السياسة عن غير قصد، وعند هذه النقطة لن يكون لديك عذر.

على الرغم من أن الشركات تستخدم تطبيقات مثل Slack أو Microsoft Teams للتواصل هذه الأيام، فمن المرجح أن يظل البريد الإلكتروني جزءًا أساسيًا من كيفية انتقال المعلومات في جميع أنحاء الشركة، وبالتالي فإنك ستقدم لنفسك خدمة كبيرة من خلال التأكد من استخدام البريد الإلكتروني لهذه الشركة وفقًا للقواعد.