كيف تستخدم فواصل الصفحات والأقسام في Word لإنشاء مستندات أكثر تنظيماً واحترافية

عند العمل على مستندات طويلة أو معقدة في Microsoft Word، قد يلجأ الكثيرون إلى استخدام الإدخالات غير المرغوب فيها مثل الضغط المتكرر على “Enter” لإنشاء مسافات أو بدء صفحات جديدة. ومع ذلك، توجد طريقة أكثر فعالية واحترافية لتنظيم المستندات وهي استخدام فواصل الصفحات والأقسام. في هذا المقال، سنتعرف على كيفية استخدام هذه الأدوات لتحسين تنسيق المستندات، وجعلها أكثر تنظيماً وسهولة في التحرير.

قبل أن أتعلم كيفية استخدام فواصل الصفحات والأقسام في Microsoft Word، كنت أضغط باستمرار على Enter حتى ينتقل المؤشر إلى الصفحة التالية. ورغم أن هذا قد ينجح في بعض الظروف، إلا أنه قد يتسبب في حدوث مشكلات كبيرة في تخطيط المستند في المستقبل.

نصيحة
ستلاحظ في جميع لقطات الشاشة الخاصة بي أنني أعرض دائمًا الأحرف غير القابلة للطباعة في Word. أنصحك بالقيام بنفس الشيء، لأنها تساعدك على فهم كيفية تنسيق عملك بالضبط. للقيام بذلك، انقر فوق أيقونة إظهار/إخفاء (¶) في علامة التبويب الصفحة الرئيسية على الشريط، أو اضغط على Ctrl+Shift+8.

لماذا لا يجب عليك الضغط على Enter بشكل متكرر

في مستند Word أدناه، انتهيت من فصل وأريد أن أبدأ الفصل التالي على صفحة جديدة.

إحدى الطرق التي يمكنني من خلالها تحقيق ذلك هي الضغط على Enter بشكل متكرر حتى يبدأ Microsoft Word صفحة جديدة، ثم متابعة النص من هناك.

ومع ذلك، فإن القيام بذلك يعد وصفة لكارثة التنسيق.

أولاً، إذا أضفت أو حذفت محتوى لاحقًا، فإن الفجوات اليدوية التي أنشأتها ستتغير في موضعها في مستندي، مما يؤدي إلى إنشاء مسافات عشوائية حيث لا أريدها. في هذا المثال، بعد أن أضفت الفقرات الحمراء في الصفحة 1، تحركت بداية النص في الصفحة 2 بعيدًا عن الهامش العلوي.

يحدث نفس الشيء أيضًا عندما أقوم بإجراء تعديلات على التنسيق، مثل زيادة أو تقليل حجم الخط. توضح لقطة الشاشة أدناه ما حدث عندما قمت بتقليل حجم الخط بنقطتين.

في حين قد يكون من السهل تصحيح ذلك إذا كان مستندك يحتوي على بضع صفحات فقط، تخيل مقدار العمل الإضافي الذي سيتعين عليك القيام به إذا كنت تعمل على ملف كبير!

لماذا يجب عليك استخدام فواصل الصفحات والأقسام (وكيفية إضافتها)

تم تصميم فواصل الصفحات والأقسام في Microsoft Word خصيصًا للأوقات التي تحتاج فيها إلى إنشاء قسم متعمد في عملك. تتمثل فائدة هذه الفواصل في أنها تظل سليمة، حتى إذا أجريت تغييرات كبيرة على مستندك.

بعبارة أخرى، يعمل استخدام الفواصل على إصلاح جميع المشكلات التي قد تواجهها إذا اخترت استخدام Enter بشكل متكرر بدلاً من ذلك.

فواصل الصفحات هي فواصل ناعمة، أثناء تحريك المؤشر إلى الصفحة التالية، تستمر في التنسيق من الصفحة السابقة. لإضافة فواصل صفحات حيث يتم وضع المؤشر، انقر فوق تخطيط > فواصل > صفحة.

من ناحية أخرى، فإن فاصل القسم هو قسم ثابت يقسم المستند إلى أقسام مستقلة يمكن تنسيقها بشكل فريد أو أن يكون لها أنظمة ترقيم صفحات مختلفة. في الواقع، من المستحيل تنسيق الصفحات بشكل مختلف في Word دون استخدام فاصل القسم – سبب مقنع آخر لاستخدام فواصل القسم بدلاً من الضغط على Enter.

لبدء القسم التالي في الصفحة التالية، ضع المؤشر في نهاية القسم الحالي، وانقر فوق تخطيط > فواصل > الصفحة التالية.

توجد أنواع أخرى من فواصل الأقسام يمكنك أيضًا الاختيار من بينها في هذه القائمة، مثل فواصل الأقسام المستمرة التي تبدأ القسم التالي مباشرةً أسفل السطر الأخير من النص في نفس الصفحة.

وها أنت ذا: مستند Word يحتوي على فواصل متكاملة هيكليًا تساعدك على تقديم عملك بالضبط كما تريد!

إن استخدام الفواصل هو مجرد واحدة من العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تحسين تنسيق مستند Microsoft Word الخاص بك. على سبيل المثال، يمكنك استخدام أنماط النص أو اختيار خط مناسب أو إضافة علامة مائية.