لماذا يُعد Excel خيارًا أفضل من Word لإنشاء الجداول وإدارتها

عندما يتعلق الأمر بإنشاء الجداول وإدارتها، يلجأ الكثيرون إلى استخدام Microsoft Word بسبب سهولته. ومع ذلك، فإن Microsoft Excel يُعتبر أداة أكثر فعالية وقوة لهذا الغرض. في هذا المقال، نستعرض الأسباب التي تجعل Excel الخيار الأمثل لإنشاء الجداول، مع توضيح الميزات التي تجعله متفوقًا على Word في إدارة البيانات وتنظيمها.

على الرغم من تحسن إنشاء الجداول في Microsoft Word على مر السنين، إلا أنها لا تزال مهمة مزعجة تسبب أحيانًا مشكلات أكثر مما تحلها. ولهذا السبب يجب عليك دائمًا إنشاء الجداول في Microsoft Excel بدلاً من ذلك.

لماذا من الأفضل إنشاء الجداول في Excel

باختصار، Word هو معالج نصوص، وExcel هو معالج بيانات. ونتيجة لذلك، لم يتم تصميم Word لإنشاء الجداول بشكل مثالي، في حين أن شقيقه، Excel، مصمم لذلك.

فيما يلي بعض الأسباب العديدة التي تجعل إنشاء الجدول في Excel خيارًا أفضل من استخدام Microsoft Word:

• على الرغم من أنه من المدهش عدد الوظائف المشابهة لـ Excel التي يمكنك استخدامها في جداول Microsoft Word، إلا أن لديك خيارات أكثر بكثير في Excel، حيث تعمل الوظائف والصيغ أيضًا بشكل أكثر بديهية.
• يمكنك استخدام Excel لإضافة عمق إلى تحليلك أو إنشاء عروض بيانات أكثر ديناميكية مثل جداول المحور.
• يمكنك استخدام الجداول التي قمت بتجميعها في Excel لإنشاء وتنسيق العديد من أنواع المخططات المختلفة.
• تنسيق الجداول في Excel أسهل بكثير من Word.

ينطبق نفس الأمر على برامج Microsoft الأخرى مثل Outlook وOneNote—لا يقترب أي منها من المنافسة مع Excel عندما يتعلق الأمر بإنشاء الجداول.

كيفية استيراد جدول من Excel إلى Word

هناك طريقتان رئيسيتان لتكرار جدول Excel في Word، وتعتمد الطريقة التي تختارها على ما تريد تحقيقه. إذا كنت تريد أن يعكس الجدول في Word باستمرار أي تغييرات على الأصل في Excel، فستحتاج إلى لصقه ككائن مرتبط. من ناحية أخرى، إذا تم الانتهاء من البيانات وتريد أن تكون جدولاً مستقلاً في Word، فما عليك سوى نسخ البيانات ولصقها من Excel إلى Word.

فيما يلي مزيد من التفاصيل حول كل طريقة.

نسخ جدول Excel ولصقه ككائن مرتبط

الطريقة الأولى لاستيراد جدول من Excel إلى Word هي لصقه ككائن Excel مرتبط. هذا هو الخيار الأفضل إذا كان من المحتمل أن تتغير بيانات Excel الخاصة بك، وتريد أن يعكس الجدول المكرر في Word هذه التغييرات. تعمل هذه الطريقة أيضًا على تكرار تنسيق الجدول بالكامل عند لصقه في Word.

أولاً، قم بتنسيق الجدول في برنامج Excel. الطريقة الأسرع (والأفضل) للقيام بذلك هي تحديد البيانات، والنقر فوق “تنسيق كجدول” في مجموعة الأنماط في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” على الشريط، واختيار نمط. سيطلب منك برنامج Excel أيضًا تأكيد ما إذا كانت بياناتك تحتوي على صف رأس.

يجب عليك أيضًا التفكير في تطبيق بعض التنسيقات المباشرة مثل عرض العمود وحجم الخط ومحاذاة النص، حيث ستكون النسخة المنسوخة من الجدول في Word مطابقة للجدول الأصلي الذي تنشئه في Excel.

نصيحة
قم بإخفاء زر الفلتر في جدول Excel الخاص بك عبر علامة التبويب تصميم الجدول قبل نسخه. وإلا، فسيظهر في Word ولكنه لن يكون قابلاً للاستخدام.

عندما يكون الجدول جاهزًا للاستخدام، احفظ ملف مصدر Excel ومستند Word الوجهة. تأكد من حفظهما في مواقع تتواصل مع بعضها البعض، مثل المجلدات الموجودة على شبكة محلية أو في سحابة OneDrive الخاصة بك. أيضًا، فإن التأكد من تشغيل الحفظ التلقائي في كلا البرنامجين سيساعد العملية على العمل بسلاسة أكبر.

بعد ذلك، حدد كل البيانات الموجودة في جدول Excel، واضغط على Ctrl+C. ثم انتقل إلى مستند Word، وضع المؤشر في المكان الذي تريد وضع الجدول فيه. انقر فوق السهم المنسدل “لصق” في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”، ثم انقر فوق “لصق خاص”.

في مربع الحوار “لصق خاص”، حدد “لصق الرابط”، واختر “كائن ورقة عمل Microsoft Excel”، وانقر فوق “موافق“.

نصيحة
إذا كنت لا تريد تحديث الجدول باستمرار ليعكس البيانات الموجودة في الجدول الأصلي، فحدد “لصق” بدلاً من ذلك. سيتم بعد ذلك لصق الجدول ككائن Excel مضمن وقابل للتحرير.

سيتم الآن لصق جدول Excel الخاص بك في Word كصورة. قم بتغيير حجمه ووضعه في Word كما تفعل مع أي صورة أو كائن آخر، مع مراعاة أبعاده والتأكد من تجنب الإفراط في تمديده. الخيار الأفضل هو استخدام المقابض في زوايا الصورة، حيث يحافظ هذا على ثبات نسبة الارتفاع إلى العرض.

مع استمرار فتح ملفات Word وExcel، قم بتعديل بعض البيانات مؤقتًا في جدول Excel لتتمكن من ملاحظة تطبيق التغييرات على الفور في Word.

في كل مرة تعيد فيها فتح مستند Word، سيُتاح لك خيار تحديث الرابط إلى ورقة Excel التي تحتوي على الجدول الأصلي. انقر فوق “نعم” للتأكد من احتواء مستند Word على أحدث إصدار.

مع استمرارك في العمل على مستندك، للتأكد من حصولك على أحدث إصدار من جدول Excel، حدده واضغط على F9 لإجباره على إعادة الربط والتحديث. يمكنك أيضًا النقر نقرًا مزدوجًا فوق الجدول في Word لإعادة فتح ملف Excel المقابل.

ملاحظة
إذا قمت بتغيير تنسيق جدول Excel أو حجمه أو خصائص أخرى، فستحتاج إلى إعادة نسخ البيانات ولصقها مرة أخرى كجدول مرتبط لرؤية التغييرات المنعكسة في Word.

استخدم النسخ واللصق البسيط

هناك طريقة أخرى لنسخ الجدول من Excel إلى Word وهي أكثر مباشرة ولكنها أقل ديناميكية. يعني استخدام هذه الطريقة أنه بمجرد لصق الجدول في Word، يصبح جدول Microsoft Word مستقلًا تمامًا بدون أسس Excel.

أولاً، حدد البيانات الأصلية في Excel، واضغط على Ctrl+C. ثم، انتقل إلى Word، واضغط على Ctrl+V. من هذه النقطة فصاعدًا، سيتعين إجراء أي تغييرات في تنسيق الجدول عبر علامتي التبويب تصميم الجدول وتخطيط الجدول في Word، مما يعيدنا مباشرة إلى السيناريو الذي كنا نحاول تجنبه – إنشاء الجداول وتنسيقها في Word.

نصيحة
للصق البيانات كجدول غير منسق ومطابقتها مع أنماط النص المستخدمة بالفعل في مستند Word الخاص بك، بدلاً من الضغط على Ctrl+V، انقر فوق لصق > استخدام أنماط الوجهة.

علاوة على ذلك، فإن جدولك غير مرتبط بـ Excel، لذا فأنت مقيد باستخدام الوظائف المتوفرة في Word فقط.

ومع ذلك، فإن الفائدة الرئيسية لاستخدام هذه الطريقة هي أن الجدول قابل للتحرير بالكامل في Word إذا كنت بحاجة إلى إجراء تعديلات طفيفة على بياناتك، ويمكنك أن تطمئن إلى أن الأشكال لن تتغير إلا إذا قمت بتعديلها يدويًا. يمكنك أيضًا تغيير حجم الجدول دون القلق بشأن النسب أو البكسل.

Excel هو أيضًا المكان الذي يمكنك فيه تحويل الجداول إلى مخططات وتنسيقها لتبدو بالضبط كما تريد قبل لصقها في Word باستخدام نفس الطرق الموضحة في هذا الدليل.

في النهاية، يُعتبر Microsoft Excel أداة أكثر قوة وفعالية لإنشاء الجداول وإدارتها مقارنة بـ Microsoft Word. بفضل ميزاته المتقدمة، يمكنك تنظيم البيانات بشكل أفضل وإجراء العمليات الحسابية بسهولة. إذا كنت تبحث عن أداة مثالية لإدارة الجداول، فإن Excel هو الخيار الأمثل.